如何寫(xiě)商務(wù)報告

如何寫(xiě)商務(wù)報告

　　如何寫(xiě)商務(wù)報告

　　商務(wù)報告是指針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個(gè)人或多個(gè)人提供的公正、客觀(guān)和有計劃的事實(shí)陳述。報告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結果、問(wèn)題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當事人了解復雜的商業(yè)情況，計劃進(jìn)程，解決問(wèn)題，使上級領(lǐng)導就一系列事件做出決策。

　　商務(wù)英語(yǔ)報告則是以英語(yǔ)語(yǔ)言撰寫(xiě)的商務(wù)報告。按種類(lèi)劃分，常見(jiàn)的有：事件調查報告（Investigative Reports）、意見(jiàn)調查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進(jìn)展報告（Progress Reports）、市場(chǎng)調查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點(diǎn)，但它們都遵循商務(wù)英語(yǔ)報告總體寫(xiě)作原則。

　　今天我們先來(lái)看一下商務(wù)英語(yǔ)報告寫(xiě)作的總體原則：

　　在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報告時(shí)，應確保報告內容準確無(wú)誤（Accurate）、簡(jiǎn)明扼要（Brief），結構清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡(jiǎn)稱(chēng)ABCD原則。具體內容如下：

　　內容準確無(wú)誤：報告的正確性不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標點(diǎn)符號和拼寫(xiě)，更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實(shí)事求是、準確無(wú)誤是報告寫(xiě)作的重要原則。

　　內容簡(jiǎn)明扼要：報告的長(cháng)短一般取決于報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長(cháng)，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)潔、流暢，切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長(cháng)的報告不僅寫(xiě)時(shí)費力，對方閱讀更浪費時(shí)間。撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)報告時(shí)要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。

　　結構清晰明了：用數字、符號標明段落、層次、要點(diǎn)等，加強邏輯性，使讀者一目了然。

　　建議明確果斷：多數報告都有結論和建議部分，是報告的核心。撰寫(xiě)時(shí)，應確保報告的結論和建議是經(jīng)過(guò)充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。

　　商務(wù)報告是指針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個(gè)人或多個(gè)人提供的公正、客觀(guān)和有計劃的事實(shí)陳述。報告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結果、問(wèn)題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當事人了解復雜的商業(yè)情況，計劃進(jìn)程，解決問(wèn)題，使上級領(lǐng)導就一系列事件做出決策。

　　商務(wù)英語(yǔ)報告是以英語(yǔ)語(yǔ)言撰寫(xiě)的商務(wù)報告。按種類(lèi)劃分，常見(jiàn)的有：事件調查報告（Investigative Reports）、意見(jiàn)調查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進(jìn)展報告（Progress Reports）、市場(chǎng)調查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點(diǎn)，但它們都遵循商務(wù)英語(yǔ)報告總體寫(xiě)作原則。

　　今天我們來(lái)看一下商務(wù)英語(yǔ)報告的四步寫(xiě)作法：

　　在撰寫(xiě)報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫(xiě)者不妨應先回答以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　? 報告的目的：為什么寫(xiě)這份報告？

　　? 報告的讀者：誰(shuí)是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？

　　? 報告的素材：撰寫(xiě)這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？

　　? 報告的結構：如何構思報告？如何做到報告結構清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照？

　　? 報告的寫(xiě)作期限：報告何時(shí)須上交？

　　回答完以上問(wèn)題后，可以按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運作：

　　1. 收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書(shū)面形式�？陬^形式包括面對面溝通或電話(huà)溝通獲取信息等；書(shū)面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問(wèn)卷調查（Questionnaires）等手段向公司內部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等）也屬于書(shū)面收集信息形式。

　　2. 謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫(xiě)作的目的，對收集到的信息進(jìn)行整理、分類(lèi)，刪除無(wú)關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。

　　3. 撰寫(xiě)草稿（Writing the draft）：撰寫(xiě)報告的各個(gè)部分。

　　4. 校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫(xiě)作的最后一個(gè)過(guò)程也是極其重要的一個(gè)過(guò)程，很遺憾這一過(guò)程往往被人忽視。撰寫(xiě)人寫(xiě)完草稿后應對報告進(jìn)行全面檢查，檢查的具體內容包括兩方面：一是語(yǔ)言，包括語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標點(diǎn)符號、語(yǔ)言風(fēng)格等；二是信息，包括數據、圖表、觀(guān)點(diǎn)等。檢查后，應對報告進(jìn)行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。

【如何寫(xiě)商務(wù)報告】相關(guān)文章：

如何寫(xiě)盡職報告03-19

如何寫(xiě)選題報告03-19

反思報告如何寫(xiě)03-19

如何寫(xiě)報告樣本03-19

如何寫(xiě)維修報告03-19

心理案例報告如何寫(xiě)03-19

如何寫(xiě)單位進(jìn)度報告03-19

如何寫(xiě)優(yōu)秀事跡報告03-19

應該如何寫(xiě)轉正申請報告03-19

如何寫(xiě)好教學(xué)反思03-19