會(huì )議文案寫(xiě)作--請柬
(一)請柬的含義
請柬，也叫請帖，是一種專(zhuān)門(mén)邀請客人參加某項儀式或典禮的禮儀性文書(shū)，發(fā)送對象一般都是上級領(lǐng)導、知名人士、兄弟單位代表等，與主人是賓主關(guān)系，而非上下級關(guān)系或管理與被管理關(guān)系。
邀請函與請柬都屬于邀請客人參會(huì )的禮儀性文書(shū)，其區別有兩點(diǎn)：一是適用場(chǎng)合不同。邀請函多用于以口頭交流為主要方式的會(huì )議活動(dòng)，如有關(guān)邀請專(zhuān)家出席咨詢(xún)會(huì )、論證會(huì )、研討會(huì )，邀請記者參加發(fā)布會(huì )、記者招待會(huì )等;而舉行各類(lèi)較為隆重的'儀式和交際活動(dòng)，如開(kāi)幕式、閉幕式、簽字儀式、開(kāi)工典禮、宴會(huì )、舞會(huì )等，則應當用請柬，而不用邀請函;二是規格不同。有的會(huì )議活動(dòng)可能同時(shí)使用邀請函和請柬中，這時(shí)，一般的專(zhuān)家和客人發(fā)邀請函，而作為特邀嘉賓的上級領(lǐng)導、兄弟單位代表、社會(huì )名流等，則應當用請柬。
(二)請柬的結構和寫(xiě)法
1.固定格式請柬。既可以按統一格式批量印制，也可以用市售的具有統一格式的請柬填發(fā)。這類(lèi)請柬應當有信封，以示鄭重。請柬的行文一般不用標點(diǎn)，也不提邀請對象姓名，而是將其姓名寫(xiě)在信封上。最后填寫(xiě)主辦單位名稱(chēng)，也可由主人簽名。
2.撰擬格式。即根據活動(dòng)的具體要求和對象的實(shí)際情況，親筆擬寫(xiě)或專(zhuān)門(mén)打印的請柬。具體格式如下：
(1)標題。僅寫(xiě)“請柬”二字，居中。不能寫(xiě)成“關(guān)于××××的請柬”。
(2)稱(chēng)呼。寫(xiě)明對象的姓名。如發(fā)給單位的，則寫(xiě)單位名稱(chēng)。
(3)正文。寫(xiě)明活動(dòng)目的、內容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)等。由于請柬發(fā)送的對象都是上級領(lǐng)導、兄弟單位、合作對象、社會(huì )知名人士等，因此，語(yǔ)氣用詞一定要恭敬、委婉、懇切。請柬中的所提到的人名、國名、單位名稱(chēng)、節日名稱(chēng)都應用全稱(chēng)。如果要確切掌握出席情況，可在請柬下方注上“請答復”字樣，涉外請柬用法文編寫(xiě)“R.S.V.P.”。如只要求在不出席的情況下答復，則注上“Regrets only”(因故不能出席請答復)，并注明回電號碼，也可在請柬發(fā)出后，用電話(huà)詢(xún)問(wèn)能否出席。
(4)具名。以單位名義邀請的具單位名稱(chēng)并蓋單位公章，以示鄭重。以領(lǐng)導人名義發(fā)出的請柬，由領(lǐng)導人簽署，以表誠意。
(5)日期。寫(xiě)上邀請日期。
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