大型會(huì )議策劃方案
預算
會(huì )議及展覽的預算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì )議預算包括以下幾個(gè)方面：
1、交通費用
交通費用可以細分為：
(1)、出發(fā)地至會(huì )務(wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車(chē)站、機場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
(2)、會(huì )議期間交通費用——主要是會(huì )務(wù)地交通費用，包括住宿地至會(huì )所的交通、會(huì )所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì )所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì )人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費用。
2、會(huì )議室/廳費用
具體可細分為：
(1)、會(huì )議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線(xiàn)路時(shí)也可能需要另外的預算。
(2)、會(huì )議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統、會(huì )場(chǎng)展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時(shí)應對設備的各類(lèi)功效參數作出具體要求(通�？上驅�(zhuān)業(yè)的會(huì )議服務(wù)公司咨詢(xún)，以便獲得最適宜的性?xún)r(jià)比)，否則可能影響會(huì )議的進(jìn)行。另外，這些會(huì )議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會(huì )場(chǎng)布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會(huì )場(chǎng)租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專(zhuān)業(yè)的會(huì )議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂(lè )保健、媒介、公共關(guān)系等�；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì )議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話(huà)，其成本費用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專(zhuān)業(yè)會(huì )議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專(zhuān)業(yè)的支持。
對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會(huì )議而言，住宿費可能是主要的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì )展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jì)乳_(kāi)放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房?jì)鹊拈L(cháng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì )議主辦方應明確酒店應當關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項目及范圍。
4、餐飲費用
會(huì )議的餐飲費用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復雜，這取決于會(huì )議議程需要及會(huì )議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會(huì )議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實(shí)際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì )收取一定數量的服務(wù)費用。
(3)、酒水及服務(wù)費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會(huì )議宴會(huì )，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務(wù)費。
(4)、會(huì )場(chǎng)茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類(lèi)可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會(huì )/舞會(huì )
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì )/舞會(huì )的預算可能比單獨的宴會(huì )復雜，宴會(huì )只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會(huì )/舞會(huì )的預算設計到場(chǎng)地與節目支持，其預算可能需要比較長(cháng)的時(shí)間確認：
(6)、設備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設備的費用通�？梢院雎�。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設備的預算就比較復雜，包括：
●設備本身的租賃費用，通常按天計算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會(huì )展服務(wù)商代理
●音源——主要是背景音樂(lè )及娛樂(lè )音樂(lè )選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節目
通�？梢赃x定節目后按場(chǎng)次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預算就很簡(jiǎn)單，與觀(guān)看表演的人數正相關(guān)——專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。
d、其他——點(diǎn)心、水果及調制色酒
5、雜費
雜費是指會(huì )展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時(shí)運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向導、臨時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通�？梢栽跁�(huì )務(wù)費用預算中增列不可預見(jiàn)費用作為機動(dòng)處理。
那么，展覽的預算與會(huì )議預算相比有什么不同呢?
展覽預算與會(huì )議預算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話(huà))。
不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會(huì )或者酒會(huì )。
展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽(tīng)設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
■邀請
不管什么樣的會(huì )議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶(hù))參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執處理、確認通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會(huì )議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會(huì )議(展)企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對會(huì )展的期望。
回執——對于主辦者來(lái)說(shuō)，回執是對會(huì )展企劃活動(dòng)成功與否的判定標志之一�；貓淌盏胶�，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿(mǎn)的，應當包括如下信息——明確的人數、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會(huì )務(wù)費用是否交納為標志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出�；貓炭梢杂卸喾N形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執或者電話(huà)均可�；貓绦枰⒁獾氖�，如果會(huì )展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會(huì )展的有序安排會(huì )起到很大幫助。
確認通知——如果會(huì )務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時(shí)發(fā)出的應該還有會(huì )展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì )展注意事項等。
■簽到與入住安排
如果是小型商務(wù)會(huì )議，簽到相對簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì )議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。
通常情況下，會(huì )議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì )議如果想要簽到過(guò)程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會(huì )議(展覽)須知、會(huì )議(展覽)詳細日程、考察線(xiàn)路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費標準、返程預定及確認、會(huì )務(wù)交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應該不少于6人——工作時(shí)間應該根據會(huì )展參與人員抵達時(shí)間合理分配。
如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶(hù)除外)，會(huì )議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類(lèi)別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會(huì )議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開(kāi)設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會(huì )議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類(lèi)及付款等。需要提醒的是，會(huì )議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權益。
■交際/酒會(huì )
交際/酒會(huì )一般需要細心策劃。酒會(huì )的目的是加強公共關(guān)系及客戶(hù)感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。
交際/酒會(huì )通常在一個(gè)環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節有：樂(lè )隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。
重點(diǎn)：場(chǎng)地、節目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。
由于酒會(huì )的規模及目的不同，沒(méi)有完整的標準酒會(huì )模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過(guò)的酒會(huì )實(shí)例。
■新聞發(fā)布會(huì )
新聞發(fā)布會(huì )議形式包括記者招待會(huì )、新聞發(fā)布會(huì )、酒會(huì )等。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì )更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開(kāi)，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì )后舉行酒會(huì )或茶會(huì )。記者招待會(huì )一般是專(zhuān)題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì )由公關(guān)負責人執行即可，而記者招待會(huì )一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見(jiàn)的是新聞發(fā)布會(huì )。
新聞發(fā)布會(huì )要素：
●目的
●信息發(fā)布的目標受眾
●擬邀請對象
●發(fā)布會(huì )規模
新聞發(fā)布會(huì )涉及到的事情大同小異，一般來(lái)說(shuō)，包括這幾大部分：
1、活動(dòng)策劃與主題確定
2、節目策劃與議程安排
3、資料準備
4、與會(huì )人員邀請、溝通與確定
5、時(shí)間、場(chǎng)地落實(shí)與場(chǎng)景布置
6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布
7、現場(chǎng)氣氛控制
一、清楚發(fā)布會(huì )所要達成的目標，發(fā)布會(huì )的類(lèi)型，以確定其規格、方向和基本風(fēng)格。
大體上，新聞發(fā)布會(huì )可以分為如下幾個(gè)類(lèi)別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：
1、政治性——嚴肅感
2、高科技產(chǎn)品類(lèi)——正規中帶有活潑
3、農業(yè)類(lèi)別——親切、環(huán)保
4、文化類(lèi)別——文化感、歷史感
5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感
6、娛樂(lè )類(lèi)——活潑，前衛
7、時(shí)尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息
8、工藝品類(lèi)——經(jīng)典、古拙
9、其他類(lèi)別——相應的風(fēng)格
二、成立籌委會(huì )，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。
一個(gè)發(fā)布會(huì )牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。
建立組織的原則：一是“專(zhuān)業(yè)原則”，專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷(xiāo)商的溝通，市場(chǎng)銷(xiāo)售部門(mén)是對口部門(mén)。其中，專(zhuān)家、官員溝通一般要公關(guān)負責人、企業(yè)高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關(guān)部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)特長(cháng)，故新聞界的溝通也不另設組;二是“平衡原則”，因事設組，每個(gè)組的工作量相對平衡;三是“分工原則”，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動(dòng)中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級大多，以保證靈活機動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要;五是“制度原則”，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。
發(fā)布會(huì )通常牽涉到各個(gè)部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)，公司或組織得高層及分管副總會(huì )在籌委會(huì )中擔任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導人會(huì )有些講話(huà)和表態(tài)。在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門(mén)人員的工作可能在時(shí)間上會(huì )與其日常工作相沖突，贏(yíng)得各個(gè)部門(mén)的理解和支持很重要。
籌辦新聞發(fā)布會(huì )，牽扯的精力和時(shí)間比較多，條件許可的話(huà)，應該請專(zhuān)業(yè)公司代理。
三、確定時(shí)間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計時(shí))的方式來(lái)表現。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項工作內容之間的相互銜接、協(xié)調和配合關(guān)系及其有機組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調人對于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著(zhù)清晰的認識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內容：
1、會(huì )議議程策劃安排大多數發(fā)布會(huì )整個(gè)過(guò)程就是講話(huà)，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì )是一個(gè)正式的會(huì )議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì )議的開(kāi)幕。
在會(huì )議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字數應該控制在把問(wèn)題講清楚的長(cháng)度，不宜太長(cháng)，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。
2、主題策劃發(fā)布會(huì )的主題，可以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現“XXX發(fā)布會(huì )”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。
另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門(mén)的規定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì )，須經(jīng)國家新聞出版部門(mén)的審批。一般來(lái)說(shuō)，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱(chēng)法。
確定參會(huì )人員是一項很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì )的規格與規模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì )的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見(jiàn)，會(huì )議地點(diǎn)或會(huì )議的一部分內容改為機場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調整等。因此，這是總協(xié)調工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
參會(huì )人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話(huà)較有份量的人物，而專(zhuān)家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣大的人。
新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì )的重頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份擬邀請的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請函，然后電話(huà)落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話(huà)和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類(lèi)的統計工作。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導整個(gè)活動(dòng)的戰略、戰術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì )議人員人手一份。
六、新聞通稿及相關(guān)資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì )前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：
1、會(huì )議議程
2、新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、公司/組織宣傳冊
5、有關(guān)圖片
6、紀念品(或紀念品領(lǐng)用券)
7、企業(yè)新聞負責人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪(fǎng)、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò ))
新聞通稿包括如下：
1、消息稿。字數較短，一般在1000字以?xún)�，發(fā)布起來(lái)快，有的媒體在發(fā)布會(huì )結束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。
2、通訊稿。篇幅較長(cháng)，內容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報道。消息不能講清楚的背景等問(wèn)題可以進(jìn)行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問(wèn)的形式表現。
3、背景材料。
4、圖片資料。
以上資料一般以書(shū)面形式提供，也可以另外附電腦光盤(pán)、軟盤(pán)的形式。
5、重要發(fā)言。對新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負責人的發(fā)言，技術(shù)、營(yíng)銷(xiāo)分管領(lǐng)導的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾叩馁Y料中，但是以對記者報道有益為標準。
6、公司或組織的宣傳冊。
7、參會(huì )重要人物、知名人士材料。
七、時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現場(chǎng)布置。
時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機選擇不同，效果迥異。
企業(yè)發(fā)布會(huì )有時(shí)要避開(kāi)重大的事件、會(huì )議，比如“兩會(huì )期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。
另外，在時(shí)間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開(kāi)一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進(jìn)行。
場(chǎng)地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)：
一、是品位與風(fēng)格。
場(chǎng)地可以選擇戶(hù)外，也可以選擇在室內，但以室內為常見(jiàn)。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會(huì )來(lái)看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會(huì )議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開(kāi)。
酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì )的內容相統一。
二、是實(shí)用性與經(jīng)濟性。
會(huì )議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠程麥克風(fēng)?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價(jià)錢(qián)是否合理?有沒(méi)有空間的浪費?等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車(chē)是否方便?
現場(chǎng)布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會(huì )議日期，有的會(huì )寫(xiě)上召開(kāi)城市，顏色、字體注意美觀(guān)大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門(mén)等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。
擺放方式：發(fā)布會(huì )一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會(huì )議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過(guò)，現在很多會(huì )議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。
擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
注意席位的預留，一般在后面會(huì )準備一些無(wú)桌子的坐席。
4、相關(guān)設備在發(fā)布會(huì )前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會(huì )議會(huì )要求與會(huì )者留下名片，準備好“請賜名片”盒。
八、現場(chǎng)控制。
現場(chǎng)控制是體現總協(xié)調人應變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調人會(huì )將工作做在前面：首先是預防變數的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現場(chǎng)的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場(chǎng)的靈活應變的處理技巧。
對于前來(lái)的官員、經(jīng)銷(xiāo)商要有人陪同和溝通，對于前來(lái)的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開(kāi)某些情況而對B媒體則保密。對于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。
在氣氛的控制上，總協(xié)調人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì )者的心情也會(huì )舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì )好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì )中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個(gè)會(huì )議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì )者的理解。
答記者問(wèn)上，一般來(lái)說(shuō)，由一位主答人負責回答，必要時(shí)，如涉及到專(zhuān)業(yè)性強的問(wèn)題，由他人輔助。
在國內，大多數記者不會(huì )提惡意刁難的問(wèn)題，有時(shí)連善意刁難的問(wèn)題都少涉及到，往往覺(jué)得太不精彩。事實(shí)上，提問(wèn)能夠反映記者對會(huì )議內容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場(chǎng)提出爭議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的“點(diǎn)”，更有助于傳播。
發(fā)布會(huì )前一般會(huì )準備記者答問(wèn)備忘提綱，并在事先取得一致意見(jiàn)，尤其是主答和輔助答問(wèn)者要取得共識。
在發(fā)布會(huì )的過(guò)程中，對于記者的提問(wèn)應該認真作答，對于無(wú)關(guān)或過(guò)長(cháng)的提問(wèn)則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問(wèn)題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來(lái)說(shuō)，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無(wú)可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問(wèn)題，可以先簡(jiǎn)單答出要點(diǎn)，邀請其在會(huì )后探討。
整個(gè)會(huì )議應有正式的結尾。如果發(fā)布會(huì )安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會(huì )或自助宴會(huì )等，在會(huì )議結束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。
發(fā)布會(huì )后，宴會(huì )前，一般在貴賓室安排更深入的采訪(fǎng)。
■研討會(huì )議
研討型會(huì )議通常專(zhuān)業(yè)性較強，參與的人數不是很多，除非是行業(yè)標準討論，一般不會(huì )超過(guò)100人。這類(lèi)研討會(huì )的關(guān)鍵點(diǎn)是會(huì )場(chǎng)及地點(diǎn)選擇。
會(huì )場(chǎng)——除一般性的主會(huì )場(chǎng)外，通常需要一些小型會(huì )所以便分組討論。主會(huì )場(chǎng)的布置除保留主持人外，其他座位應當體現平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應該每個(gè)座位都有——除非人數小于15人。
關(guān)于地點(diǎn)，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點(diǎn)，最好能在郊區環(huán)境優(yōu)美會(huì )所——應當滿(mǎn)足夜間娛樂(lè )休閑、團隊精神訓練、場(chǎng)景變換、交通相對方便等要求。
■培訓會(huì )議
培訓會(huì )議也是專(zhuān)業(yè)型會(huì )議，通常是企業(yè)內部或者教育部門(mén)舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓會(huì )議對場(chǎng)地的要求相對較高——除了一般的封閉式會(huì )場(chǎng)外，應該還有各類(lèi)拓展訓練設施或者場(chǎng)地，可能的話(huà)還應該有高品質(zhì)的休閑放松場(chǎng)地。培訓會(huì )議的關(guān)鍵點(diǎn)：場(chǎng)地、培訓設施及培訓師。
■社團會(huì )議
社團會(huì )議通常為純會(huì )議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類(lèi)的書(shū)面信息。所以社團會(huì )議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會(huì )舉行。舉行此類(lèi)會(huì )議，表決設施、現場(chǎng)會(huì )員排序及會(huì )場(chǎng)控制是關(guān)鍵。作預算的時(shí)候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
■公益性/技術(shù)性論壇
此類(lèi)會(huì )議多為公開(kāi)性會(huì )議，系列分會(huì )將是此類(lèi)會(huì )議的特點(diǎn)，所以會(huì )議場(chǎng)所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會(huì )場(chǎng)附帶小會(huì )場(chǎng)，對會(huì )議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場(chǎng)地等均有可能要求提供。此外，如果會(huì )議主辦地的會(huì )場(chǎng)不能滿(mǎn)足幾種分割要求，那么會(huì )務(wù)交通就成為需要重點(diǎn)考慮的內容。
■訂貨交流會(huì )議
此類(lèi)會(huì )議實(shí)際上兼有展覽性質(zhì)，因此會(huì )場(chǎng)的要求相對特別。理想的場(chǎng)地應該是專(zhuān)門(mén)的展覽館或者會(huì )展中心，帶有商務(wù)會(huì )所或者類(lèi)似場(chǎng)地則再完美不過(guò)。如果是小型訂貨交流會(huì )，可以設立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類(lèi)會(huì )議的關(guān)鍵點(diǎn)是：場(chǎng)地選擇、會(huì )場(chǎng)控制、展覽布置。
■秘書(shū)服務(wù)
所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì )展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向導等服務(wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預算時(shí)通常按類(lèi)別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類(lèi)別計算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò )人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
■茶歇
茶歇對于一般的大型會(huì )議而言可能不需要，中、小型會(huì )議，特別是公司或者組織高層會(huì )議，會(huì )間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì )間休息兼氣氛調節而設置的小型簡(jiǎn)易茶話(huà)會(huì )，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。
通常茶歇的準備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開(kāi)放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類(lèi)是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開(kāi)水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類(lèi)糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤(pán)等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類(lèi)甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤(pán)，有的還有中式糕點(diǎn)。
■翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì )議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡(jiǎn)單，只要 “采購”就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時(shí)候還是會(huì )談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請的翻譯值得認真對待。
很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒(méi)有)，而會(huì )議涉及的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應當告訴翻譯發(fā)言者通常的語(yǔ)速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì )議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書(shū)面形式約定在多長(cháng)時(shí)間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來(lái)的損失。
■車(chē)輛調度
重要的國際性會(huì )議、行業(yè)重要會(huì )議、知名公司全球或者大區會(huì )議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車(chē)輛調度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車(chē)輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì )議基本上委托當地專(zhuān)業(yè)機構代理，車(chē)輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì )議舉辦地的車(chē)源問(wèn)題。對于主辦方，通常只提出用車(chē)要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預定的合理車(chē)輛數量、行走時(shí)間及線(xiàn)路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會(huì )者抵達時(shí)間、人數、此時(shí)間段內抵達客人的身份及車(chē)輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時(shí)希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價(jià)。
■健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會(huì )議或者展覽企劃。但對于特殊會(huì )議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專(zhuān)家或者政府官員參加的一些會(huì )議，那么健康保障就應該納入會(huì )議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專(zhuān)科分布、急救車(chē)輛呼叫及費用支付辦法、常用藥品少量采購、無(wú)障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
■保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會(huì )組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問(wèn)題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展臺人員、參觀(guān)者等。
展覽涉及的險種比一般人想象的多，包括展覽會(huì )取消險、展覽會(huì )推遲險、政治險、雇工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個(gè)人財產(chǎn)丟失險、醫療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會(huì )附屬研討會(huì )主要發(fā)言人未出場(chǎng)險。但是，展出者沒(méi)有必要投保所有險種，根據規定和需要選擇險種投保�；倦U包括展品、運輸、人身、第三者有關(guān)險種。展覽會(huì )組織者、運輸公司、施工管理部門(mén)等會(huì )規定了一些強制性的保險要求，這些規定應予以執行。此外，展出者可以根據自己的實(shí)際需要辦理其他險種。對于展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會(huì )過(guò)程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
運輸險，為安排展品在動(dòng)輸和展覽過(guò)程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按清冊?xún)r(jià)辦理保險手續。一般辦理一切險，并取得保險單。保險期從貨物在國內倉庫發(fā)運至運回國內倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險種根據強制性的保險要求以及實(shí)際需要視具體情況決定，比如戰爭險。在運輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應設法向事故責任方取得理賠單證。若無(wú)法取得理賠單證，則要求責任方寫(xiě)證明書(shū)。受損方填寫(xiě)受損報告書(shū)，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續。索賠期一般為一年。
第三者責任險，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀(guān)期間參觀(guān)者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀(guān)者，應在展覽施工和展出期間投保第三者責任險。
展出人員險，包括醫保險、人身事故險、個(gè)人財產(chǎn)丟失險等。比如，飛機目前還未能達到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。這是在飛機票價(jià)內的保險之外加辦的保險，萬(wàn)一出現事故，事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。
保險應當是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務(wù)，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規定條款聽(tīng)取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長(cháng)期關(guān)系的保險公司。如果展覽會(huì )所在地有規定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規定辦。展覽會(huì )組織者通常會(huì )推薦可靠的保險公司。有些專(zhuān)業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。
如果展出者辦有長(cháng)年保險，可以不再專(zhuān)門(mén)為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長(cháng)年保險范圍之內既可，保險公司可能不會(huì )增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長(cháng)業(yè)務(wù)關(guān)系，保險公司也可以提供優(yōu)惠標準。
集體展出組織者一般不會(huì )承擔保險費用，但是往往會(huì )統一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標準也會(huì )低一些。
保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書(shū)。
■禮儀與迎送
對于會(huì )議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。
值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。
各種主題的會(huì )議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì )議、政府性質(zhì)會(huì )議要求模特的著(zhù)裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì )展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著(zhù)裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
■展覽禮儀企劃
展覽會(huì )以其獨具的專(zhuān)業(yè)性、針對性的特點(diǎn)逐漸成為國際、國內企業(yè)直接面對客戶(hù)，展示自己的極好工具。與次同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會(huì )，之后在70年代形成規模，并逐步向專(zhuān)業(yè)化、正規化發(fā)展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來(lái)。
禮儀企劃既是通過(guò)專(zhuān)業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽會(huì )的公司提供最完美的參展活動(dòng)設計方案。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷(xiāo)活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優(yōu)勢最大限度地表現出來(lái)。公司參加展覽會(huì )的主要目的無(wú)非是提高公司的知名度，吸引客戶(hù)，洽談合作，在客戶(hù)心目中樹(shù)立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過(guò)來(lái)。參展企業(yè)通常把這個(gè)任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來(lái)做。
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