怎么策劃會(huì )議方案
怎么策劃會(huì )議方案?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
一、引入案例
能干的王秘書(shū)，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導著(zhù)打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場(chǎng)的發(fā)展，并在以拄的市場(chǎng)競爭中取得了驕人的戰果;這次司準備召開(kāi)一次科技成果匯報會(huì )，擬定出席人員約30人，會(huì )期3天。公司辦公室將策劃會(huì )議方案的任務(wù)交給了小王秘書(shū)，小王秘書(shū)經(jīng)過(guò)深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書(shū)大加贊賞。
問(wèn)題:
1.知果你是小王秘書(shū)，會(huì )怎樣策劃這次會(huì )議呢?
2.會(huì )議策劃方案包括哪些內容?
3.怎樣擬寫(xiě)會(huì )議策劃方案?
(一)會(huì )議策劃方案的內容
會(huì )議策劃方案是會(huì )議活動(dòng)各項策劃意圖的書(shū)面形態(tài)，是會(huì )務(wù)工作機構根據領(lǐng)導者的意圖和指示制定的詳細周密的書(shū)面方案。它是會(huì )議籌備工作的依據，是會(huì )議籌備工作有序進(jìn)行的保障。會(huì )議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導者審核批準后由會(huì )務(wù)工作機構具體實(shí)施。
會(huì )議策劃方案主要包括會(huì )議概要(會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、與會(huì )人員等)、會(huì )議日程及相關(guān)事務(wù)、會(huì )議預算以及其他需要說(shuō)明的事項。
1.會(huì )議概要
在會(huì )議概要部分，要確定會(huì )議主題。速記會(huì )議主題應該與會(huì )議目標一致，同時(shí)具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會(huì )議可以“展望未來(lái)”作為主題，公司年會(huì )可以“營(yíng)銷(xiāo)整合提升績(jì)效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開(kāi)的中期銷(xiāo)售會(huì )議，就以“認清形勢、轉變觀(guān)念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深人人心，可以通過(guò)圖形標志來(lái)表達主題，表現“展望未來(lái)”的標志可以是未來(lái)風(fēng)格的設計，“營(yíng)銷(xiāo)整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類(lèi)的圖形表示。當然，也可以用會(huì )議主題的字母縮寫(xiě)作為會(huì )議標志。
在會(huì )議策劃方案中還應寫(xiě)明具體的召開(kāi)時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)。如果會(huì )場(chǎng)有多個(gè)，也應一一注明。同時(shí)，最好寫(xiě)明所設立的會(huì )議組織機構，如主席團、秘書(shū)組、宣傳組、會(huì )務(wù)組和保衛組等。并且還應確定各組的負責人，分別負責落實(shí)各項會(huì )議工作。
如果對會(huì )議所需設備有特殊要求，還應在策劃方案中寫(xiě)明品種、規格和具體要求。
2.會(huì )議日程及相關(guān)事務(wù)
會(huì )議日程是會(huì )議方案的主體部分。這里要考慮的是與會(huì )者的到達和離開(kāi)時(shí)間、每一時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì )議主題內容、活動(dòng)地點(diǎn)等，除正式會(huì )議議程外，括與會(huì )者用餐、參觀(guān)、娛樂(lè )和中間休息等，都需要盡可能詳盡準確的考慮禾安排。此外，開(kāi)幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節。湖南速記會(huì )議日程經(jīng)常是一侶由時(shí)間和事件組成的`表格，但是很多會(huì )議重要事項，不能在日程表中詳細扒舉，因此，對于會(huì )議策劃人員來(lái)說(shuō)，一份詳盡的包含了會(huì )議從策劃、實(shí)施到評倪反饋每一個(gè)環(huán)節的相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實(shí)際上是會(huì )議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會(huì )議自然能夠組織得井井有條，達到預定的目標。
3.會(huì )議預算以及其他需要說(shuō)明的事項
會(huì )議預算要從實(shí)際出發(fā)，預算會(huì )議所需的交通費用、餐宿費、場(chǎng)地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節約、高效”的會(huì )議原則操作。
會(huì )議方案例文：
一、會(huì )議主題：生態(tài)保護與旅游發(fā)展國際研討會(huì )
二、會(huì )議時(shí)間：20xx年5月6日—9日
三、會(huì )議地點(diǎn)：柳州麗晶大酒店xx廳
四、參加會(huì )議人員：中國聯(lián)合國教科文組織全國委員會(huì )、中國廣西世界歷史文化名城博覽會(huì )組委會(huì )，柳州市旅游局、柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西文化廳、廣西旅游局等單位及我國該領(lǐng)域內的著(zhù)名學(xué)者、專(zhuān)家、業(yè)界精英和旅游等相關(guān)政府部門(mén)的領(lǐng)導及各大傳媒記者
五、會(huì )議前需準備的工具用品：
橫幅1條
鮮花盆栽10盆
桌子U型1個(gè)
長(cháng)形20桌(5位/1桌)
椅子120張
席位牌35張
便箋120份
筆120支
茶杯120個(gè)
礦泉水120瓶
話(huà)筒
小蜜蜂35個(gè)
移動(dòng)話(huà)筒6個(gè)
多媒體、音響設備
記者席椅子20把
六、布置會(huì )場(chǎng)：
1. 在酒店會(huì )展中心門(mén)口擺放歡迎牌、指示牌，并鋪紅地毯從會(huì )展門(mén)口到會(huì )展廳
2. 把印有“生態(tài)保護與旅游發(fā)展國際研討會(huì )”的橫幅掛在席幕上方
3. 在會(huì )議廳中間放一張“馬蹄”形桌，擺放椅子，在桌子的后面空地擺好媒體記者席
4. 在桌子中間漏空處擺放適當的萬(wàn)年青盆栽，桌面上擺放便箋、會(huì )議相關(guān)資料，席位牌放在椅子正對面的相應位置，筆擺在便箋的上面，茶杯擺在便箋右上方，小蜜蜂擺在便簽左上方與茶杯平行放置
5. 在會(huì )議廳四個(gè)角落擺上月季、棕櫚盆栽
6. 調節好燈光、音箱、攝影機、控制好冷暖氣
7. 全面的檢查一下會(huì )議現象，看是否有東西漏擺
七、服務(wù)流程：
5號：
1. 專(zhuān)人負責接機
2. 酒店領(lǐng)導到酒店門(mén)口迎接，警務(wù)人員各自站好各自的崗位
3. 前廳部安排好房間，記住房號，發(fā)放房卡，房間水果等服務(wù)，餐飲部安排就餐
6號：
1. 酒店為客人安排早餐 (7：30)
2. 8：40 簽到并引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì )場(chǎng)
3. 在會(huì )展門(mén)口安排3名禮儀人員引領(lǐng)客人及記者媒體
4. 保安人員要做好人員檢查，以防外人進(jìn)入會(huì )場(chǎng)，保證會(huì )議正常進(jìn)行
5. 9:00會(huì )議正式開(kāi)始
6. 11:30安排午餐
7. 13:30繼續開(kāi)會(huì )
8. 15：30-16:00安排茶歇
9. 17:30會(huì )議結束
10. 18:00安排晚餐
7號，8號，9號大致相同
八、會(huì )議服務(wù)：
安排4個(gè)服務(wù)員在會(huì )展中心進(jìn)行服務(wù)，每人分別站會(huì )場(chǎng)的四個(gè)角落，以便進(jìn)行隨時(shí)服務(wù)。會(huì )議經(jīng)理、會(huì )議主管等領(lǐng)導在會(huì )場(chǎng)進(jìn)行監督，服務(wù)員要注意觀(guān)察會(huì )場(chǎng)，提供及時(shí)服務(wù)，如有事必須離開(kāi)，必須找人替崗，保證會(huì )議有人值班，服務(wù)員精神要集中，保持會(huì )場(chǎng)安靜，注意室內溫度，合理調節空調，茶水服務(wù)在會(huì )議開(kāi)始前5分鐘泡好，并準備足夠的熱水，設備組和保安組各自站好自己的崗位
九、茶歇服務(wù)：
會(huì )議休息開(kāi)始前5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，人員做好服務(wù)準備，茶歇結束時(shí)整理餐臺，恢復原貌，撤走并送洗餐具，會(huì )議繼續并繼續提供服務(wù)員，保持會(huì )議的繼續進(jìn)行
十、會(huì )后收尾：
1. 會(huì )議結束將所有門(mén)打開(kāi)，禮貌送客，并引領(lǐng)到餐廳就餐
2. 賓客全部離場(chǎng)后，檢查會(huì )場(chǎng)有無(wú)客人遺漏物品，如有須及時(shí)歸還
3. 清掃衛生，回收可利用的物品，分類(lèi)歸位，桌椅歸位，撤下會(huì )議所有設施設備用品
4. 清洗會(huì )議用杯，分類(lèi)整齊擺放
5. 檢查安全隱患，清理工作間衛生，確保無(wú)誤后，關(guān)閉所有燈光、空調，撤出鎖門(mén)
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