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如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要？
撰寫(xiě)會(huì )議紀要的方法與公司的企業(yè)文化、發(fā)展規模、會(huì )議人員層級、領(lǐng)導偏好等因素密切相關(guān)，同時(shí)還存在上市公司撰文合規性等一系列需分類(lèi)討論的問(wèn)題。以下是中國人才網(wǎng)小編整理的如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要?歡迎閱讀!
例1
說(shuō)明一下我所在公司的大致情況：我們公司屬于某大型央企旗下的上市平臺附屬子公司，曾在上個(gè)世紀八九十年代的本地市場(chǎng)上占據一席之地，領(lǐng)導大多為60后與70后，思想傳統保守，對新事物的接受程度較低。我所在的部門(mén)為總經(jīng)理直接管轄的辦公室，崗位為公司總經(jīng)理的專(zhuān)職會(huì )議紀要員。
根據個(gè)人從業(yè)經(jīng)驗，總結會(huì )議紀要工作的一下要點(diǎn)：
1、行文風(fēng)格：通過(guò)多次參會(huì )并觀(guān)察領(lǐng)導針對不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法，總結出領(lǐng)導的行為風(fēng)格與個(gè)人偏好，使紀要成為“領(lǐng)導的聲音”。
例如，我們領(lǐng)導傾向于執行力第一的狼性文化，會(huì )議紀要中就要善于使用“確保完成”“切實(shí)落地”“敢想敢干”等詞匯對各項任務(wù)的執行力度加以強調。2、內在邏輯：邏輯問(wèn)題主要分為兩種情況：
A事先為領(lǐng)導準備了講話(huà)材料，領(lǐng)導也完全按照材料思路布置工作，只需根據材料對紀要進(jìn)行完善; B事先沒(méi)有總結講話(huà)材料，領(lǐng)導根據員工匯報與各部門(mén)意見(jiàn)，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現較多的情況，此時(shí)領(lǐng)導有大致思路，但是可能存在相同事項重復說(shuō)、換角度說(shuō)，不同事項雜糅、邏輯詞混用等情況，此時(shí)需要紀要員對公司業(yè)務(wù)有一定了解，并且事先對會(huì )議材料進(jìn)行過(guò)預熱，才能梳理領(lǐng)導的思路。
例如，我的領(lǐng)導在時(shí)間充裕的情況下，會(huì )使用總-分-總的結構進(jìn)行工作布置，并且還會(huì )大量引經(jīng)據典，甚至會(huì )提及如何做人等議程以外的話(huà)題，這時(shí)就需要對領(lǐng)導傳遞的信息進(jìn)行過(guò)濾，抓住主要邏輯脈絡(luò )。 3、主次分明：總經(jīng)理主持的會(huì )議大多為公司層級會(huì )議，由各部門(mén)共同參與，因而會(huì )議紀要側重宏觀(guān)工作布置，強調高度與方向;而部門(mén)會(huì )議、項目會(huì )議則往往以某一議題為主，側重對領(lǐng)導安排的細化與分解，強調可控與執行。因此，對會(huì )議層級與規模的知悉是區分紀要內容取舍的前提。
例如，在總經(jīng)理的會(huì )議紀要中，往往需要對各部門(mén)的質(zhì)詢(xún)、項目反饋的過(guò)程進(jìn)行弱化，而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話(huà)上。領(lǐng)導可能會(huì )對某部門(mén)的意見(jiàn)表示贊同，也可能在某部門(mén)提出看似合理的意見(jiàn)之后不置可否，該選擇那些內容寫(xiě)入紀要，則是紀要員長(cháng)久積累之后的微妙考量。
4、合理取舍：“未經(jīng)敘述的事情從未發(fā)生”，紀要的本質(zhì)也正是如此，會(huì )議中并不是所有結論都適合寫(xiě)入紀要，有的決議只能讓參會(huì )人心領(lǐng)神會(huì )而不宜記錄，有的則是這需要記錄員對會(huì )場(chǎng)的利益關(guān)系、人際關(guān)系進(jìn)行權衡后進(jìn)行取舍。
例如，子公司提出與母公司不同的經(jīng)營(yíng)方針，子公司表示要在各個(gè)同級公司中拉開(kāi)差距等等言辭就不合適出現在作為憑證的會(huì )議紀要中。
5、特殊情況：上市公司具有獨立性，在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺的管控，因而在某一上市公司的紀要中不應出現另一上市公司的字樣。
例如，當所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺存在不可避免的業(yè)務(wù)往來(lái)，或是受到第三方管控，此時(shí)就需在紀要中注意措辭，保持獨立與合規。
6、紀要之外：會(huì )議紀要雖然是一項與純文字的工作，但是作為職場(chǎng)人，尤其在國企這樣人際關(guān)系占據重要地位的環(huán)境中，要認識到會(huì )議紀要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是與領(lǐng)導、直接上級的溝通和交流，在日常的工作中加深了解，明確他們的想法和習慣，懂得他們的拳法和套路，那也同樣重要。
例2
注意事項：
1、會(huì )議開(kāi)始前要熟悉會(huì )議參與人，如若是客戶(hù)，可以索要名片(此步驟也可會(huì )后要)，之后可制成Excel表格，方便公司里其他人使用。
2、會(huì )議過(guò)程中，要特別注意領(lǐng)導的思路形成過(guò)程，對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯：會(huì )議認為，會(huì )議強調，會(huì )議指出，會(huì )議號召，會(huì )議決定。
3、會(huì )議紀要中的主要內容和關(guān)鍵字，要用紅字、黑體標識，方便審閱人審閱。
4、會(huì )議中提到的需要跟進(jìn)的事項(一般有時(shí)間限制)，需要注明，并且設置時(shí)間提醒(紅字提醒)，按專(zhuān)人分類(lèi)，到時(shí)提醒。
5、會(huì )議結束之后，要就任務(wù)事項進(jìn)行總結，與專(zhuān)人核對確認。
6、按照項目進(jìn)行分類(lèi)，制作Excel，注明該項目的第幾次會(huì )議，會(huì )議結束后工作的進(jìn)度情況。
7、會(huì )議開(kāi)始之前需要回報前次會(huì )議跟進(jìn)的事項和完成情況，下一階段的進(jìn)度目標及落實(shí)措施。
8、書(shū)寫(xiě)過(guò)程思路要清晰，分條羅列事項。
會(huì )議記錄應該突出的重點(diǎn)：
(1)會(huì )議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2)會(huì )議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3)權威人士或代表人物的言論;
(4)會(huì )議開(kāi)始時(shí)的定調性言論和結束前的總結性言論;
(5)會(huì )議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會(huì )議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。
會(huì )議紀要的操作/流程建議：
(針對對業(yè)務(wù)、語(yǔ)言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導討論會(huì ))
一、會(huì )前
1. 熟悉會(huì )議內容。包括會(huì )議文件，以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導的觀(guān)點(diǎn)。
2. 重點(diǎn)想一想，可能出現爭議的地方。
二、會(huì )上
1. 關(guān)鍵是錄音下來(lái)。
2. 重點(diǎn)在于理解領(lǐng)導的意思。
3. 看個(gè)人情況，從最有利于自己理解、記住會(huì )議內容的角度出發(fā)，看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫(xiě)筆記。
三、會(huì )后
1. 初稿。如果對材料不熟悉，擔心有疏漏，就把領(lǐng)導說(shuō)的話(huà)都記錄下來(lái)。
2. 反復讀初稿。領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。
3. 按照框架調整文字的順序，但先不要刪減或精簡(jiǎn)。
4. 在框架下看要不要合并內容�？赡軙�(huì )有些內容放不到任何一個(gè)大類(lèi)里面，就先放在一邊。
5. 回顧框架(整體大邏輯線(xiàn))有沒(méi)有問(wèn)題，是不是要調整。
6. 看框架里每一部分的內容放的對不對。如果對的話(huà)，你這一段應該可以起一個(gè)標題，或者用一句話(huà)把中心思想表達出來(lái)。
7. 在每個(gè)框架下看內部的邏輯，按照重要性排序。
8. 最后再來(lái)調整看你的語(yǔ)言、格式對不對。
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