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寫(xiě)好會(huì )議紀要八字訣
在日常生活或是工作學(xué)習中，很多地方都會(huì )使用到會(huì )議紀要，紀要要求會(huì )議程序清楚，目的明確，中心突出，概括準確，層次分明，語(yǔ)言簡(jiǎn)練。會(huì )議紀要到底怎么擬定才合適呢？下面是小編幫大家整理的寫(xiě)好會(huì )議紀要八字訣，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
寫(xiě)好會(huì )議紀要八字訣
撰寫(xiě)會(huì )議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫(xiě)好會(huì )議紀要有“八字訣”可循。
一是求“快”
時(shí)效性是會(huì )議紀要的最大特點(diǎn)。很多重要工作都要在會(huì )議結束后馬上落實(shí)，需要拿會(huì )議紀要“說(shuō)話(huà)”，太晚就有可能失去其自身價(jià)值。因此，會(huì )議紀要的撰寫(xiě)、報批、印發(fā)一定要迅速，一般會(huì )議三至五天內印發(fā)紀要，重要緊急會(huì )議當天印發(fā)或隔天印發(fā)。這就要求我們平時(shí)做好基礎工作，準備好各種會(huì )議的紀要模版，程序化填充文字內容。
二是求“準”
準確性是會(huì )議紀要的基本要求。首先，內容要準。會(huì )議議定的重要事項比如經(jīng)費、時(shí)限、責任人等一定要準確翔實(shí)地記錄下來(lái)，不能有任何出入。例如，關(guān)于經(jīng)費使用的決議，要詳細寫(xiě)明金額、撥款單位、撥款時(shí)間、撥款方式，防止日后出現問(wèn)題無(wú)從對證。
其次，用語(yǔ)要準。參會(huì )人員在討論或講話(huà)中，對一些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、專(zhuān)有名詞可能一帶而過(guò)，說(shuō)的是不規范簡(jiǎn)稱(chēng)或俗稱(chēng)，比如把××省(市)第×屆人民代表大會(huì )第×次會(huì )議、中國人民政治協(xié)商會(huì )議××省(市)第×屆委員會(huì )第×次會(huì )議，統稱(chēng)為×屆省(市)人大(政協(xié))第×次會(huì )議，類(lèi)似情況應在撰寫(xiě)紀要時(shí)注意核對訂正。
最后，記錄要準。紀要撰寫(xiě)人員要全程參會(huì )，做好錄音和記錄，核對好參會(huì )人員，對于一些大型會(huì )議，經(jīng)常會(huì )有“替會(huì )”情況發(fā)生，要以簽到情況為準記錄參會(huì )人員。
三是求“實(shí)”
會(huì )議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會(huì )議召開(kāi)情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡(jiǎn)練、準確平實(shí)，不能摻雜個(gè)人感情和看法。
對于報領(lǐng)導討論決定的會(huì )議事項，一般只將最后議定的結果寫(xiě)入紀要，不必記錄討論過(guò)程;對于傳達重要會(huì )議、文件或領(lǐng)導指示的會(huì )議事項，要抓住重點(diǎn)，避免空話(huà)套話(huà)，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫(xiě)，只寫(xiě)會(huì )議提出的要求和部署，使沒(méi)有參加會(huì )議的人看了紀要也能了解會(huì )議情況。
四是求“全”
要突出完整性，對會(huì )議進(jìn)行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會(huì )議可能會(huì )根據需要臨時(shí)加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫(xiě)入紀要。
為便于撰寫(xiě)和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫(xiě)，順序應按議題的重要程度和類(lèi)別進(jìn)行排列。會(huì )議討論未通過(guò)的議題一般不寫(xiě)入紀要之中。
五要會(huì )“借”
會(huì )議信息量大，撰寫(xiě)紀要需全面廣泛占有資料，把會(huì )議材料、領(lǐng)導講話(huà)、記錄稿件、錄音錄像以及會(huì )議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫(xiě)明白。
在使用資料上要敢借、會(huì )借，一般來(lái)說(shuō)，對于順利通過(guò)的議題，會(huì )議材料的請示事項就可以借用為會(huì )議紀要的決定事項，領(lǐng)導講話(huà)的主要提綱可以借用為會(huì )議紀要的強調(要求)內容，有選擇性地把會(huì )議材料借用為紀要內容，實(shí)際上是一個(gè)對資料進(jìn)行收集、篩選、提煉、組合的過(guò)程。
六要會(huì )“改”
所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進(jìn)行再加工，這個(gè)過(guò)程不可或缺。
比如，領(lǐng)導在會(huì )上脫稿部署工作、提出要求時(shí)，可能會(huì )講得過(guò)于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會(huì )議記錄進(jìn)行修改加工，再寫(xiě)入會(huì )議紀要，既體現領(lǐng)導真實(shí)意圖，又符合會(huì )議紀要準確務(wù)實(shí)的基本要求。由于修改工作要求較高，紀要撰寫(xiě)人員需不斷提升理論功底和文字水平。
七要會(huì )“報”
會(huì )議紀要初稿寫(xiě)成后，如何報領(lǐng)導批準也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。
首先要廣泛征求意見(jiàn)，避免出現方向性錯誤，必須向事項匯報部門(mén)、涉及部門(mén)和會(huì )上提出反對意見(jiàn)部門(mén)的主要領(lǐng)導征求意見(jiàn)，涉及重要大額資金使用的必須征求財務(wù)部門(mén)意見(jiàn)，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門(mén)意見(jiàn)。完成這些基礎工作，才能逐級上報主管領(lǐng)導、主要領(lǐng)導審批。
八要會(huì )“用”
會(huì )議紀要批準后，要特別注意發(fā)揮其作用。
一要正確確定報送范圍，參會(huì )人員和單位都要報送，再視會(huì )議內容，報送有關(guān)部門(mén)閱知或在一定范圍內公開(kāi)。
二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項進(jìn)行督辦。
三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過(guò)程中可能會(huì )由相關(guān)部門(mén)、領(lǐng)導進(jìn)行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導簽字確認的最終版本。
此外，充分利用信息化手段，單位內部的會(huì )議，不涉密的可在單位內網(wǎng)發(fā)布。
注意事項：
1、會(huì )議開(kāi)始前要熟悉會(huì )議參與人，如若是客戶(hù)，可以索要名片(此步驟也可會(huì )后要)，之后可制成Excel表格，方便公司里其他人使用。
2、會(huì )議過(guò)程中，要特別注意領(lǐng)導的思路形成過(guò)程，對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯：會(huì )議認為，會(huì )議強調，會(huì )議指出，會(huì )議號召，會(huì )議決定。
3、會(huì )議紀要中的主要內容和關(guān)鍵字，要用紅字、黑體標識，方便審閱人審閱。
4、會(huì )議中提到的需要跟進(jìn)的事項(一般有時(shí)間限制)，需要注明，并且設置時(shí)間提醒(紅字提醒)，按專(zhuān)人分類(lèi)，到時(shí)提醒。
5、會(huì )議結束之后，要就任務(wù)事項進(jìn)行總結，與專(zhuān)人核對確認。
6、按照項目進(jìn)行分類(lèi)，制作Excel，注明該項目的第幾次會(huì )議，會(huì )議結束后工作的進(jìn)度情況。
7、會(huì )議開(kāi)始之前需要回報前次會(huì )議跟進(jìn)的事項和完成情況，下一階段的進(jìn)度目標及落實(shí)措施。
8、書(shū)寫(xiě)過(guò)程思路要清晰，分條羅列事項。
會(huì )議記錄應該突出的重點(diǎn)：
(1)會(huì )議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2)會(huì )議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3)權威人士或代表人物的言論;
(4)會(huì )議開(kāi)始時(shí)的定調性言論和結束前的總結性言論;
(5)會(huì )議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會(huì )議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。
會(huì )議紀要的操作/流程建議：
(針對對業(yè)務(wù)、語(yǔ)言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導討論會(huì ))
一、會(huì )前
1. 熟悉會(huì )議內容。包括會(huì )議文件，以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導的觀(guān)點(diǎn)。
2. 重點(diǎn)想一想，可能出現爭議的地方。
二、會(huì )上
1. 關(guān)鍵是錄音下來(lái)。
2. 重點(diǎn)在于理解領(lǐng)導的意思。
3. 看個(gè)人情況，從最有利于自己理解、記住會(huì )議內容的角度出發(fā)，看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫(xiě)筆記。
三、會(huì )后
1. 初稿。如果對材料不熟悉，擔心有疏漏，就把領(lǐng)導說(shuō)的話(huà)都記錄下來(lái)。
2. 反復讀初稿。領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。
3. 按照框架調整文字的順序，但先不要刪減或精簡(jiǎn)。
4. 在框架下看要不要合并內容�？赡軙�(huì )有些內容放不到任何一個(gè)大類(lèi)里面，就先放在一邊。
5. 回顧框架(整體大邏輯線(xiàn))有沒(méi)有問(wèn)題，是不是要調整。
6. 看框架里每一部分的內容放的對不對。如果對的話(huà)，你這一段應該可以起一個(gè)標題，或者用一句話(huà)把中心思想表達出來(lái)。
7. 在每個(gè)框架下看內部的邏輯，按照重要性排序。
8. 最后再來(lái)調整看你的語(yǔ)言、格式對不對。
會(huì )議紀要的寫(xiě)作格式
會(huì )議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。
標題 標題有兩種情況，一是會(huì )議名稱(chēng)加紀要，如《全國農村工作會(huì )議紀要》。二是召開(kāi)會(huì )議的機關(guān)加內容加紀要，如《省經(jīng)貿委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì )議紀要》。
正文 會(huì )議紀要正文一般由兩部分組成。
會(huì )議概況。主要包括會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱(chēng)、主持人，與會(huì )人員，基本議程。
會(huì )議的精神和議定事項。常務(wù)會(huì )、辦公會(huì )、日常工作例會(huì )的紀要，一般包括會(huì )議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)會(huì )議和座談會(huì )的紀要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。
會(huì )議紀要寫(xiě)成后，可由會(huì )議主辦單位直接印發(fā)，也可由上級領(lǐng)導機關(guān)批轉。有的會(huì )議紀要還可由會(huì )議主辦單位加按語(yǔ)印發(fā)。
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