報告的辦理請示

　　請示是指下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準事項的公務(wù)行為。請示公文就是作為下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或要求批準事項的公務(wù)行為的書(shū)面載體。請示公文的辦理是指作為受文單位的領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)請求指示、批準的文件、電報，進(jìn)行收文、提出擬辦意見(jiàn)、呈請領(lǐng)導審批和回復呈文機關(guān)的過(guò)程。

　　報告是下級機關(guān)向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級機關(guān)的質(zhì)詢(xún)的公文。報告的辦理是指承辦單位根據下級機關(guān)報告的內容提出擬辦意見(jiàn)、呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審閱并按領(lǐng)導批示要求承辦的過(guò)程。

　　請示、報告辦理的責任單位是受文機關(guān)的文秘部門(mén)。文秘部門(mén)的經(jīng)辦人員在辦理請示、報告時(shí)，必須堅持實(shí)事求是的原則，嚴格辦文程序，認真負責，講求效率，確保質(zhì)量，做到件件有著(zhù)落，事事有回音。請示、報告在辦理過(guò)程中通常必須經(jīng)歷收文、提出擬辦意見(jiàn)、呈請領(lǐng)導審批和回復呈文機關(guān)等環(huán)節。在實(shí)際工作中，辦理請示和報告又有所區別，即請示必復，而報告則可復可不復。

　　第一節收文處理

　　一、收文登記

　　收到下級機關(guān)呈報的請示或報告，經(jīng)辦人員要在（收文登記簿）上逐項填寫(xiě)清楚，認真登記。收文登記是公文處理工作中的一項重要制度和首要環(huán)節，也是一項很細致的工作，必須做到一絲不茍，嚴格把關(guān)，更不得錯登、漏登。登記的格式和方法，可根據本機關(guān)的實(shí)際情況和操作習慣，不必強求一致，但登記的原則應是有利于文電的運轉、統計、查找和催辦。收文一般采用簿冊式登記，這已在我國黨政機關(guān)中普遍使用，適用于按時(shí)間順序作流水式登記。收文登記的內容一般包括收文日期、原文編號、來(lái)文機關(guān)、文件標題、承辦單位、辦理情況、收文序號等。

　　收文登記可靈活掌握，文件多的機關(guān)可將請示、報告分簿進(jìn)行登記；文件少的機關(guān)可將請示、報告混合進(jìn)行登記，在“承辦情況”欄內加以說(shuō)明即可。目前，隨著(zhù)電子化辦公的日益普及，許多機關(guān)已采取文電網(wǎng)上辦理，網(wǎng)上辦文程序應根據收文處理原則，結合本單位本系統工作情況合理編制程序，以達到科學(xué)辦文的目的。

　　二、審閱鑒定

　　來(lái)文登記完畢，經(jīng)辦人員要根據輕重緩急，立即對請示、報告的原文進(jìn)行仔細閱讀和分析，請示公文必須弄清以下一些問(wèn)題，并采取相應的措施：1、文中是否有請示事項，沒(méi)有請示事項的不能列為請示公文辦理；2、來(lái)文是否越級，不應越級請示的問(wèn)題，要告知來(lái)文單位逐級呈報；3、請示是否一文一事，一文多事不好承辦的應要求來(lái)文機關(guān)更正重報；4、文中的請示事項未表述清楚，無(wú)法承辦或將會(huì )影響辦理效果的，要告知呈文機關(guān)修改后再報；5、是否附有與請示事項相關(guān)的背景材料或需要補充有關(guān)材料，無(wú)相關(guān)材料和政策依據但又必須補充的應要求來(lái)文機關(guān)及時(shí)提供和補充；6、請示事項是否征得主管單位同意，主管單位沒(méi)有簽署意見(jiàn)的，應先征求主管單位的意見(jiàn)；7、受文單位是否準確，發(fā)現確定不當的，要告知調整受文單位。如請示的主送單位是黨委，而請示事項則完全屬同級政府或有關(guān)職能部門(mén)回復范圍的，要及時(shí)通知來(lái)文機關(guān)準確呈報，受文機關(guān)也可將請示公文轉到同級政府或有關(guān)職能部門(mén)辦理。

　　報告性公文應根據公文辦理原則，先弄清報告的內容，并根據報告的內容考慮呈請哪些領(lǐng)導同志閱知。報告內容夾帶有請示事項的公文，根據實(shí)際情況，可視作請示公文辦理，也可按報告性質(zhì)先呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審閱，但對于夾帶政策性強、涉及面廣的請示事項的報告，應告知來(lái)文機關(guān)將報告和請示事項分開(kāi)呈報。請示事項緊急的，可先作請示公文辦理。

　　第二節擬辦與批辦

　　一、擬辦

　　擬辦是指文秘部門(mén)對需要辦理的請示、報告提出辦理意見(jiàn)和建議，并提供必要的背景材料。

　�。ㄒ唬┽j釀擬辦方案

　　對需要本級機關(guān)辦理的請示、報告，經(jīng)辦人員進(jìn)行認真閱讀分析，深入了解吃透所要擬辦的請示、報告的內容和反映的問(wèn)題及來(lái)龍去脈，查閱有關(guān)政策依據，考慮初步擬辦方案，同時(shí)對初步擬辦方案要進(jìn)行反復斟酌研究，看自己醞釀的初步擬辦方案是否可行，提出的建議性意見(jiàn)對領(lǐng)導同志是否有參考價(jià)值，是否需要提出一些合理化建議，擬辦件是否有辦理時(shí)限要求，需要呈請哪些領(lǐng)導同志審閱等等。必要時(shí)，還可向來(lái)文單位進(jìn)一步了解情況。醞釀擬辦方案的主要任務(wù)是明確擬辦件需要呈請哪一級、哪些領(lǐng)導同志審閱審批，請示由誰(shuí)來(lái)辦，怎樣承辦，是否需要協(xié)調，有無(wú)背景材料和前卷可查，由誰(shuí)審批以及文秘部門(mén)對辦理該請示的建設性意見(jiàn)等。初步擬辦方案不一定要形成文字，形成初步擬辦方案腹稿即可，其作用主要是為正式提出擬辦意見(jiàn)作準備，經(jīng)過(guò)充分醞釀?wù)遄脭M辦方案后，便可正式提出擬辦意見(jiàn)。

　�。ǘ�）提出擬辦意見(jiàn)

　　擬辦意見(jiàn)是指文秘部門(mén)負責此項工作的經(jīng)辦人員對請示、報告的辦理提出的初步處理意見(jiàn)，擬辦意見(jiàn)是領(lǐng)導同志對呈批件審批時(shí)的重要參考。提出擬辦意見(jiàn)，是辦理請示、報告的重要環(huán)節，也是文秘部門(mén)和經(jīng)辦人員發(fā)揮參謀助手作用、協(xié)助領(lǐng)導同志提高工作效率的有效措施，因此，經(jīng)辦人員在辦理請示、報告時(shí)，必須及時(shí)、負責、審慎地提出擬辦意見(jiàn)。從某種意義上說(shuō)，擬辦意見(jiàn)是辦理請示、報告運行方向的“顯示器”和辦理方案的“說(shuō)明書(shū)”，經(jīng)辦人員提出的擬辦意見(jiàn)準確恰當，請示、報告辦理起來(lái)就快捷，效果也好；反之，就會(huì )對請示、報告的辦理起誤導作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準確提出擬辦意見(jiàn)是優(yōu)質(zhì)、高效辦理請示、報告的關(guān)鍵環(huán)節。擬辦意見(jiàn)的質(zhì)量如何，無(wú)疑是衡量秘書(shū)工作人員參謀服務(wù)水平高低的重要標志之一。

　　報告擬辦意見(jiàn)的提出相對請示公文來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單一些，可根據報告中的內容及所反映的問(wèn)題，直接提出呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審閱，涉及有關(guān)職能部門(mén)的也可注請有關(guān)單位負責同志閱知，如“請××、××同志審閱”、“請××同志和“優(yōu)。習。網(wǎng)”單位負責同志閱”、“請××同志閱；報請××、××同志閱”等。對于有些下級機關(guān)的報告對有關(guān)工作提出了一些建設性意見(jiàn)的，可呈請有關(guān)領(lǐng)導同志閱示，如“請××同志閱示”、“請××同志審閱；報請××同志閱示”等。有些下級機關(guān)的報告內容涉及全局工作，提出的建議對全局工作有指導性作用的，其報告中盡管沒(méi)有提出批轉或轉發(fā)要求，但經(jīng)辦人員應從全局角度考慮，也可向有關(guān)領(lǐng)導提出批轉的建議性意見(jiàn)，如“此報告提出的建議較好，對××工作具有一定的參考價(jià)值和指導作用，建議予以批轉或轉發(fā)，或在××內刊上刊登”等。相反，對于報告中直接提出了批轉或轉發(fā)要求的，但根據實(shí)際情況，經(jīng)辦人員經(jīng)過(guò)認真研究認為沒(méi)有必要批轉或轉發(fā)的，也可提出不予批轉或轉發(fā)的建議。報告的辦理除上述情況外，對于純工作情況報告或單項工作報告等，也可采取某一固定的形式（如制定專(zhuān)報文頭，編寫(xiě)收文字號等），同時(shí)分別呈報有關(guān)領(lǐng)導同志審閱。如領(lǐng)導同志對報告內容有批示反饋的，要按領(lǐng)導批示意見(jiàn)及時(shí)予以處理。這種呈報方式的好處是有關(guān)領(lǐng)導同志都能在最快時(shí)間了解審閱到下級機關(guān)報告的內容，同時(shí)也減少了經(jīng)辦人員來(lái)回呈送有關(guān)領(lǐng)導同志審閱的環(huán)節，呈批件辦理快捷。

　　請示公文擬辦意見(jiàn)的提出相對復雜一些，在內容上要注意把握以下幾個(gè)要點(diǎn)：

　　一是要明確辦文的主體，即根據機關(guān)各部門(mén)和領(lǐng)導同志的職責分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見(jiàn)的審批者。如“建議請××單位閱處。請××同志閱示�！被颉皵M請××部門(mén)辦理。請××同志閱示�！�、“請××同志審示”、“請××同志審閱；報請××同志批示�！被颉罢垺痢镣�志審定�！钡�。

　　二是要做好呈報領(lǐng)導同志審批前的協(xié)調工作。對于請示事項比較復雜、政策性強、涉及面較廣的請示公文，經(jīng)辦人員在提出擬辦意見(jiàn)時(shí)，要考慮解決問(wèn)題的依據，內容涉及主管部門(mén)或相關(guān)單位的，要先征求主管部門(mén)和相關(guān)單位的意見(jiàn)。征求意見(jiàn)可采取口頭詢(xún)問(wèn)的方式，也可采用書(shū)面形式。采用口頭詢(xún)問(wèn)或協(xié)商，應事先打好腹稿，必要時(shí)，亦可草擬好簡(jiǎn)單的詢(xún)問(wèn)或協(xié)商內容的草稿，語(yǔ)言要突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)單明了，既要了解相關(guān)政策依據，又要商議解決問(wèn)題的辦法。采用書(shū)面形式征求意見(jiàn)，可直接提出擬辦的初步意見(jiàn)，如“建議請××單位先研究提出意見(jiàn)。請××同志閱示”等。待有關(guān)單位反饋書(shū)面意見(jiàn)后，再綜合提出正式擬辦意見(jiàn)呈請有關(guān)領(lǐng)導審示。對涉及部門(mén)多、處理意見(jiàn)不一致的請示，要對各種意見(jiàn)進(jìn)行綜合分析，必要時(shí)可請主管領(lǐng)導同志出面召開(kāi)協(xié)調會(huì )確定處理原則，以免因各方面意見(jiàn)不一致而導致扯皮推諉的局面。經(jīng)過(guò)充分協(xié)商仍不能達成一致意見(jiàn)的，可對各種意見(jiàn)進(jìn)行詳細綜合后，提出傾向性意見(jiàn)，并附上協(xié)調過(guò)程的有關(guān)情況及背景材料，供領(lǐng)導同志決策時(shí)參考。

　　三是需要幾個(gè)職能部門(mén)共同承辦的請示公文，提出擬辦意見(jiàn)時(shí)，要寫(xiě)明由誰(shuí)牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閱處”、“建議請××單位牽頭，會(huì )同××、××部門(mén)辦理”等。

　　四是要交待清楚有關(guān)的注意事項和要求。提出擬辦意見(jiàn)要特別注意從政策上把關(guān)，注意政策的連續性，防止被人鉆空子。同時(shí)，要堅持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，在政策、法律和客觀(guān)條件許可的情況下，盡力為來(lái)文單位和群眾解決實(shí)際問(wèn)題。

　　五是請示事項的審批權限完全屬于有關(guān)職能部門(mén)或上級機關(guān)和有關(guān)部門(mén)的，應直接提出轉辦意見(jiàn)或先報請上級機關(guān)審批。如“建議請××單位閱辦，并直接答復來(lái)文機關(guān)，并將辦理結果告我們”等；審批權限在上級機關(guān)的，要先報請上級機關(guān)審批后，再提出擬辦意見(jiàn)。審批權限在上級有關(guān)部門(mén)的，要先征求上級有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)或直接致函上級有關(guān)部門(mén)審批。有的請示公文由于請示事項較復雜一時(shí)沒(méi)有把握，難以提出擬辦意見(jiàn)的，應先作好調查，審慎研究有關(guān)法律、法規、政策或慣例，待確有把握時(shí)再提出擬辦意見(jiàn)。

　　提出擬辦意見(jiàn)立論要有依據，措辭辦求簡(jiǎn)明精當。擬辦意見(jiàn)一定要有經(jīng)辦人對處理有關(guān)問(wèn)題的建議和報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同志、有關(guān)職能部門(mén)協(xié)調后的意見(jiàn)，必要時(shí)應將來(lái)文反映的情況、協(xié)調過(guò)程及結果、相關(guān)背景材料綜合歸納或內容摘要等一并附上。若來(lái)文與本機關(guān)或呈報機關(guān)以前處理該請示事項的文件有關(guān)，還應將原文件一并附上，供領(lǐng)導同志決策時(shí)參考。擬辦意見(jiàn)既要準確具體又要言簡(jiǎn)意賅，具體操作上可從以下幾個(gè)方面把握：1、請示事項較復雜、涉及單位較多的，應分門(mén)別類(lèi)提出擬辦意見(jiàn)；2、請示事項有理有據的，應積極提出支持性建議；3、請示事項可行、但在一些細節上需要完善的，應主動(dòng)提出合理化建議；4、請示事項不符合有關(guān)規定的，應果斷提出否定性意見(jiàn)；5、請示事項與現行政策、法律法規相悖、不宜報批的，應在切實(shí)把好關(guān)的同時(shí)，提出解決問(wèn)題的正確途徑；6、請示事項屬有關(guān)職能部門(mén)職責范圍的，應明確提出轉辦意見(jiàn)；7、請示事項必須函復的，可先草擬好“批復”或“復函”稿一并呈請領(lǐng)導審批。

　　提出擬辦意見(jiàn)必須慎之又慎，在實(shí)際工作中，領(lǐng)導同志對于擬辦意見(jiàn)一般都比較重視，而且多數是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見(jiàn)時(shí)一定要嚴肅認真、過(guò)細工作。對于篇幅較長(cháng)的請示、報告，應劃出要點(diǎn)標記，或附以摘要，為領(lǐng)導同志節省閱讀時(shí)間。擬辦意見(jiàn)提出后，經(jīng)辦人員要工整填寫(xiě)（收文處理單）或（請示、報告呈批單）。

　　二、批辦

　　批辦是指受文機關(guān)的文秘部門(mén)主管領(lǐng)導對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見(jiàn)進(jìn)行審核批示。經(jīng)辦人員提出擬辦意見(jiàn)后，要報送文秘部門(mén)的主管領(lǐng)導審定。文秘部門(mén)的主管領(lǐng)導對擬辦意見(jiàn)進(jìn)行審閱修改的過(guò)程，就是對請示、報告的辦理進(jìn)行把關(guān)、批辦的過(guò)程。批辦是請示、報告辦理的一個(gè)重要環(huán)節，批辦意見(jiàn)的正確、恰當與否，直接關(guān)系到請示、報告辦理的質(zhì)量。文秘部門(mén)的主管領(lǐng)導在批辦請示、報告呈批（閱）件時(shí)，要認真閱讀原文，吃透來(lái)文本意，站在全局的高度，琢磨研究經(jīng)辦人員提出的擬辦意見(jiàn)是否準確可行，是否附齊相關(guān)背景材料，提出的建議或傾向性意見(jiàn)是否有政策依據等。對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見(jiàn)審核完畢，主管領(lǐng)導應迅速批示，及時(shí)退交經(jīng)辦人員，以便及時(shí)進(jìn)入下一辦理環(huán)節。批辦意見(jiàn)，要視來(lái)文的內容而定。一般來(lái)說(shuō)，對需要辦理和回復的請示公文，要批明承辦部門(mén)、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等；需由兩個(gè)以上部門(mén)承辦的，要明確指定牽頭的部門(mén)（主辦單位），以避免推諉、拖延和積壓；對有緊急或重大事項的請示、報告，可先請主要領(lǐng)導同志審示，再按領(lǐng)導同志批示辦理。批辦意見(jiàn)沒(méi)有固定的格式。一般來(lái)說(shuō)，語(yǔ)氣要比較肯定，如“擬同意擬辦意見(jiàn)，請××同志審示”、“請轉××單位閱辦”、“請先征求××部門(mén)意見(jiàn)，再報××同志批示”、“請××單位牽頭，會(huì )同××辦理”、“請××同志批示”等。

　　批辦一般應當注意以下問(wèn)題：1、要針對報告內容或請示中提出的問(wèn)題和要求，明確批示處理的原則和方法。對經(jīng)辦人員提出的擬辦意見(jiàn)要表明是否同意，如果有什么補充或糾正的意見(jiàn)，應有明確表述，不可輕易簽署“同意”，更不可隨便劃個(gè)圈或打個(gè)勾了事。批辦意見(jiàn)用詞要明晰、簡(jiǎn)要，使承辦人員能準確理解意圖，切忌模棱兩可，使承辦部門(mén)和承辦人員無(wú)所適從。2、批辦要及時(shí)。經(jīng)辦人員對需要辦理的請示報告提出擬辦意見(jiàn)后，呈送給主管領(lǐng)導同志進(jìn)行審閱批示時(shí)，主管領(lǐng)導應及時(shí)予以批辦，如果主管領(lǐng)導對請示、報告呈批（閱）件批辦不及時(shí)，將會(huì )影響下一環(huán)節的辦理。3、負責批辦的主管領(lǐng)導對擬辦意見(jiàn)審核修改后，要在批示意見(jiàn)后面簽上自己的姓名和日期。姓名要寫(xiě)全，切忌只寫(xiě)一個(gè)姓。日期最好是注明年、月、日，緊急而又重要的文件，還要注明批辦的時(shí)、分。

　　第三節承辦、呈批與催辦

　　一、承辦

　　承辦是指主管部門(mén)對屬于自己職責范圍內的公文進(jìn)行辦理。請示、報告經(jīng)文秘部門(mén)主管領(lǐng)導批辦后，承辦人員要按批辦意見(jiàn)或轉送承辦單位辦理，或自己直接辦理。承辦一般分三種形式：一是由領(lǐng)導同志承辦，即由領(lǐng)導同志提出處理意見(jiàn)，包括經(jīng)領(lǐng)導集體研究討論提出的處理意見(jiàn)，如一些重大而又復雜的請示公文、突發(fā)事件的報告等；二是由承辦單位的有關(guān)責任人員先提出處理意見(jiàn)，然后報其主管領(lǐng)導審閱批準；三是由職能部門(mén)研究后提出處理意見(jiàn)。做好承辦工作，應注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

　�。ㄒ唬┯嘘P(guān)單位和承辦人員接到交辦件后，首先要閱讀、研究交辦件的內容和領(lǐng)導批辦（批示）意見(jiàn)，然后分輕重緩急進(jìn)行處理。一要弄清是否屬于自己主管的職責范圍。如果不屬于自己的職責范圍，應及時(shí)退回交辦機關(guān)，并向交辦機關(guān)說(shuō)明情況，還可提供該交辦件涉及的有關(guān)事宜或由何部門(mén)承辦的依據。二要弄清文件處理的時(shí)間要求。如果在來(lái)文要求時(shí)限內確實(shí)無(wú)法辦理完畢的，應及時(shí)向交辦機關(guān)或來(lái)文機關(guān)說(shuō)明情況。往往有這樣的情形：有的同志因為負責承辦的文件較多或其他原因，在接到交辦的文件后連看都不看一眼，就把它存放起來(lái)，及至后來(lái)處理時(shí)，才發(fā)現不屬自己主管的范圍，或者是超過(guò)了應該完成的時(shí)限，就會(huì )貽誤工作。因此，承辦人員無(wú)論工作再忙、需要辦理的公文再多，接到交辦件后一定要先弄清上述兩個(gè)問(wèn)題，及時(shí)處理。

　�。ǘ�）凡屬承辦單位職責范圍內的交辦件，如果領(lǐng)導同志有明確批辦意見(jiàn)的，就要按領(lǐng)導同志批辦意見(jiàn)辦理；領(lǐng)導同志只有原則性意見(jiàn)的，可以遵循有關(guān)的方針、政策、規定或按慣例酌情辦理；凡領(lǐng)導同志批辦意見(jiàn)中明確提出由某部門(mén)牽頭承辦的，負責牽頭的部門(mén)要先提出處理意見(jiàn)，并邀請協(xié)辦單位會(huì )商后，將會(huì )商意見(jiàn)歸納整理，報請有關(guān)領(lǐng)導同志審批。意見(jiàn)有分歧時(shí)，應將各種不同意見(jiàn)整理后一并報請有關(guān)領(lǐng)導同志審定，并按領(lǐng)導同志批示意見(jiàn)辦理。

　�。ㄈ�）承辦要講求效率，分清主次先后。急件要隨收隨辦，有時(shí)限要求的要在規定的時(shí)間內辦結；需要幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合辦理的，主辦單位要主動(dòng)牽頭，協(xié)辦單位要積極配合，抓緊辦理，不能互相推諉；對確實(shí)難以按期辦結的公文，特別是需要回復來(lái)文機關(guān)的請示公文，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導同志如實(shí)報告情況，以便采取相應措施；承辦件較多時(shí)，應根據情況確定主次，最好是分類(lèi)放置在“正在辦理”、“等待辦理”、“需要請示”、“等待答復”等案卷中，也可根據經(jīng)辦人員的工作習慣分類(lèi)放置。同時(shí)，要對所承辦的公文經(jīng)常進(jìn)行檢查核對，并根據辦文過(guò)程情況的變化，隨時(shí)調整辦理順序。

　�。ㄋ模┯行┎荒芤淮无k結的公文，要做好再次辦理或多次辦理的工作。比如，有時(shí)下級機關(guān)請示的問(wèn)題受文機關(guān)解決不了或其審批權在上級的，就需要轉報上級機關(guān)批準或答復；有些由多個(gè)單位承辦的請示公文一時(shí)難以取得一致意見(jiàn)需要協(xié)調或因其他情況不能一次辦理完畢的，可存放在“待辦”案卷中，相機處理，以防積壓誤事。請示公文如果在較長(cháng)時(shí)間內不能辦結的，應及時(shí)向來(lái)文機關(guān)說(shuō)明情況。

　�。ㄎ澹┮呀�(jīng)辦理完畢的公文，要及時(shí)向交辦機關(guān)報送結案情況和結果，同時(shí)做好注辦工作。所謂注辦，就是承辦人員把所承辦公文的處理結果在公文的適當位置或文件辦理簽呈的“處理結果”和“備注”欄中作簡(jiǎn)要注明。如果是函復，應注明回復的時(shí)間和文號；如果是用其他方式回復的，則應注明回復方式和回復時(shí)間、地點(diǎn)、交辦人及承辦事項的主要內容等，并簽署承辦人姓名及承辦日期。注辦是為立卷歸檔作準確，也便于日后的檢索利用。

　　二、呈批

　　呈批即呈請領(lǐng)導同志審批。請示、報告經(jīng)過(guò)提出擬辦意見(jiàn)并批辦后，就要正式報請有關(guān)領(lǐng)導同志審批，在呈請領(lǐng)導同志審批時(shí)，經(jīng)辦人員要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

　�。ㄒ唬┌闯绦蛩统�。一般情況下，呈批件按領(lǐng)導排名順序從后到前直接呈送。但有時(shí)也要靈活掌握，如有些請示、報告政策性和專(zhuān)業(yè)性很強，這類(lèi)呈批件送呈時(shí)，應根據請示、報告的內容先送請分管領(lǐng)導同志審批，再按排名順序呈送其他領(lǐng)導同志審批。如果分管領(lǐng)導同志對呈批件提出了異議或有其他意見(jiàn)時(shí)，呈批件應暫停呈送，要按分管領(lǐng)導同志的批示意見(jiàn)做好有關(guān)協(xié)調等工作，待把分管領(lǐng)導同志的批示意見(jiàn)落實(shí)后，再進(jìn)行下一環(huán)節的呈批工作。

　�。ǘ�）慎重對待和處理領(lǐng)導同志的不同意見(jiàn)。請示、報告在呈批過(guò)程中，如果有領(lǐng)導同志對文件的內容提出了某些不同意見(jiàn)時(shí)，承辦人員應先對領(lǐng)導批示意見(jiàn)仔細進(jìn)行分析，弄清意圖，做好領(lǐng)導批示的有關(guān)落實(shí)工作，必要時(shí)，或根據領(lǐng)導批示意見(jiàn)補充有關(guān)材料，或與來(lái)文單位銜接，或與有關(guān)單位協(xié)商等等。待有關(guān)領(lǐng)導同志的批示意見(jiàn)完全落實(shí)后，再呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審批。

　�。ㄈ�）盡量縮短呈批時(shí)間。請示公文辦理是有時(shí)限性的，在條件允許的情況下，上級機關(guān)應盡快回復來(lái)文單位，因此，經(jīng)辦人員在呈批過(guò)程中，應抓住一切有利時(shí)機呈請領(lǐng)導同志審批，如有些較復雜的請示公文亦可利用領(lǐng)導同志集中開(kāi)會(huì )學(xué)習的空隙送批，既可縮短辦文時(shí)間，又便于領(lǐng)導同志對這類(lèi)復雜請示事項進(jìn)行合議，使問(wèn)題盡快得到圓滿(mǎn)解決。

　�。ㄋ模﹪栏褡裱�秘書(shū)人員的職業(yè)道德。請示公文在呈批過(guò)程中，不可避免地會(huì )出現領(lǐng)導同志批示意見(jiàn)不一致的情況，此時(shí)，經(jīng)辦人員應特別注意工作方法，注意維護領(lǐng)導同志之間的團結，盡力做一些有利于統一思想、科學(xué)決策的輔佐性工作，如向有關(guān)領(lǐng)導提供充分的參考背景材料，用文字或口頭報告有關(guān)情況等。報告情況要實(shí)事求是，切忌胡編亂造，更不能摻雜有個(gè)人偏見(jiàn)，以盡量促成領(lǐng)導同志意見(jiàn)的統一。經(jīng)過(guò)努力，還不能達成一致意見(jiàn)時(shí)，可將不同意見(jiàn)進(jìn)行綜合或將不同意見(jiàn)一并呈請主要領(lǐng)導同志審定。

　　三、催辦

　　催辦是指對需要辦復的公文，根據來(lái)文內容的緩急程度和承辦的時(shí)限要求，對承辦情況進(jìn)行督促檢查，以防積壓和丟失。請示、報告辦理的催辦工作主要有兩種情況：一是交有關(guān)部門(mén)研究提出意見(jiàn)的；二是正在呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審批的。交有關(guān)部門(mén)先研究提出意見(jiàn)的請示、報告，在交辦時(shí)應根據來(lái)文的緩急情況，對承辦部門(mén)提出或注明時(shí)限要求。催辦是加快公文運轉的重要措施，早已成為各級機關(guān)辦文的基本制度。催辦的作用在于：一是及時(shí)了解承辦件的去向和辦理進(jìn)程，掌握承辦件在辦理過(guò)程中所遇到的具體問(wèn)題和困難，以便迅速解決；二是使主辦部門(mén)和有關(guān)領(lǐng)導同志不因公務(wù)繁忙將應辦的公文壓誤或遺失，使其在規定時(shí)間內辦完或審批完，以提高辦文效率；三是通過(guò)催辦也可以達到支持和促進(jìn)下級或有關(guān)單位工作正常開(kāi)展的目的。

　　（一）催辦方法

　　催辦的方式方法可根據實(shí)際靈活掌握運用，一般有電話(huà)、信函和上門(mén)催辦三種。

　　電話(huà)催辦比較簡(jiǎn)單，只要在電話(huà)里說(shuō)明意圖、詢(xún)問(wèn)情況、記錄結果就行了。值得注意的是，電話(huà)催辦必須將催辦時(shí)間、辦理情況和通話(huà)人問(wèn)清楚并作好通話(huà)記錄，以便查詢(xún)查考。

　　信函催辦即文字催辦。文字催辦有三種形式：一是發(fā)便函、便條詢(xún)問(wèn)催促；二是發(fā)催辦卡片，請對方填寫(xiě)辦理情況后返回催辦部門(mén)；三是發(fā)催辦登記簿，也是將對方把辦理情況寫(xiě)在登記簿的專(zhuān)備項目?jì)群蠓祷卮咿k部門(mén)。

　　上門(mén)催辦是派員去承辦單位詢(xún)問(wèn)、催促。這種催辦方法效果較好。上門(mén)時(shí)要記清催辦文件的內容、編號、交辦時(shí)間等，最好隨身帶上辦文登記卡等，以便隨時(shí)查考。上門(mén)催辦的方法雖好，但畢竟受文、交辦單位人力有限，不可能件件上門(mén)催辦，因此不常用。

　　（二）催辦登記

　　催辦登記就是將已交辦或呈批過(guò)程中需要催辦的文件作好文字記錄。催辦登記有以下幾種方法：

　　1、附加式登記。就是利用收文收電登記簿，附加欄（部門(mén)辦理和辦理情況）即可。這種方法的好處是一個(gè)收文登記簿承擔了兩項登記任務(wù)，既節省了一個(gè)登記簿，又省去了一道手續。但是，這種方法只能在催辦文電數量不大的情況下使用，如果需要辦理的數量多了就不方便。

　　2、卡片式登記。在較大的機關(guān)，由于需要催辦的文電數量較大，宜用卡片式登記的方法進(jìn)行催辦登記。用卡片式登記雖然要多道手續，但便于管理和查找，使工作能有條不紊地進(jìn)行�？ㄆ�式登記催辦卡可根據機關(guān)的實(shí)際情況制定。使用網(wǎng)上辦文的單位可設計文電辦理（處理）卡程序。

　　第四節辦復與編寫(xiě)（請示公文辦理情況匯報）

　　一、辦復

　　對來(lái)文機關(guān)作出回復叫辦復。請示公文辦理完畢，應及時(shí)、準確無(wú)誤地回復來(lái)文單位。辦復通常由文秘部門(mén)負責，但有的也可由承辦部門(mén)依據領(lǐng)導同志的指示或經(jīng)文秘部門(mén)同意后直接辦復。辦復工作力求簡(jiǎn)化快捷，但也要注重科學(xué)的方式方法。由于辦理的情況和結果不盡相同，回復不可千篇一律，以免產(chǎn)生一些不必要的矛盾或給有關(guān)領(lǐng)導同志帶來(lái)一些不必要的麻煩。因此，在回復來(lái)文機關(guān)前，承辦人員要反復閱讀、琢磨領(lǐng)導批示內容，領(lǐng)會(huì )批示精神，綜合各方面的意見(jiàn)，并嚴格按照領(lǐng)導同志的批示意見(jiàn)回復來(lái)文機關(guān)。辦復的形式一般有以下幾種：

　　（一）函復

　　函復即用行文的形式回復。對于政策性強或內容較為復雜的請示公文，為準確傳達領(lǐng)導批示意見(jiàn)，也便于來(lái)文機關(guān)具體操作，應采用函復的形式回復來(lái)文機關(guān)，函復可選擇兩種方法：一是根據請示內容先提出擬辦意見(jiàn)呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審批，待領(lǐng)導同志批示后，再根據領(lǐng)導批示意見(jiàn)草擬批復，報請主管領(lǐng)導同志審核后發(fā)送來(lái)文機關(guān)；二是根據請示內容和相關(guān)單位的意見(jiàn)，承辦人員先草擬好函復稿，連同請示公文和相關(guān)材料一并呈請有關(guān)領(lǐng)導同志審批，待領(lǐng)導同志審批后發(fā)送來(lái)文機關(guān)。

　　（二）復印或電傳領(lǐng)導批示

　　對于相關(guān)單位意見(jiàn)一致、領(lǐng)導同志又批示了具體處理意見(jiàn)的請示，可以將領(lǐng)導的批示和相關(guān)單位的意見(jiàn)直接復印發(fā)送或電傳來(lái)文機關(guān)。操作方式上可靈活掌握，如時(shí)間緊、距離遠的可將領(lǐng)導批示電傳給來(lái)文機關(guān)；時(shí)間較寬松或距離較近的可將領(lǐng)導批示復印給來(lái)文機關(guān)；也可根據來(lái)文機關(guān)的要求或復英或電傳。這樣，既可減少辦文環(huán)節，提高工作效率，也便于來(lái)文機關(guān)的具體操作。值得注意的是，這種辦復形式只能在領(lǐng)導批示意見(jiàn)一致的情況下采用。

　　（三）口頭回復

　　對于比較簡(jiǎn)單的請示事項，或者不同意來(lái)文機關(guān)所請示的事項，既沒(méi)有必要行文，也不能復印或電傳領(lǐng)導批示的，可采用電話(huà)、面談等方式口頭回復�？陬^回復來(lái)文機關(guān)，不能自作主張，應根據領(lǐng)導同志的批示意見(jiàn)，草擬好電話(huà)回復稿，報請主管領(lǐng)導審核，重要的應報請秘書(shū)長(cháng)或辦公室主任審核同意后，方可回復來(lái)文機關(guān)�；貜颓闆r要作好書(shū)面記錄，包括回復的時(shí)間、方式、受話(huà)人、處理意見(jiàn)等，以備查考�？陬^回復下級機關(guān)的請示，一般都是不同意來(lái)文所請示的事項，因此，承辦人員口頭回復時(shí)，尤其要注意說(shuō)話(huà)的口吻，切忌盛氣凌人，如來(lái)文機關(guān)對回復意見(jiàn)提出不同看法時(shí)，承辦人員更要耐心解釋?zhuān)瑒駥��?lái)文機關(guān)顧全大局，予以諒解。

　　二、編寫(xiě)（請示公文辦理情況匯報）

　　請示公文辦理完畢，應定期編寫(xiě)（請示公文辦理情況匯報），對請示公文的內容、辦理過(guò)程、領(lǐng)導批示及回復來(lái)文單位的情況進(jìn)行簡(jiǎn)要綜合，向有關(guān)領(lǐng)導同志反饋請示公文辦理情況。（請示公文辦理情況匯報）一般每個(gè)季度或2個(gè)月編寫(xiě)一期，辦結的請示件多時(shí)，也可1個(gè)月編寫(xiě)一期。

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