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公司行政管理制度

時(shí)間:2024-11-25 19:07:11 制度 我要投稿

公司行政管理制度范本

  公司行政管理制度如何制定?下面是小編給大家整理收集的公司行政管理制度范本,供大家閱讀與參考。

公司行政管理制度范本

  公司行政管理制度范本

  第一章 公文、文件審批管理

  第一條 公司的各類(lèi)公文、文件、傳真、報告和資料,由公司行政部負責管理。 第二條 收文、發(fā)文的簽批管理

  (一)收文:各級政府下發(fā)的公文、文件,政府和行業(yè)主管部門(mén)發(fā)來(lái)的公文、文件及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的企事業(yè)單位的信函等,應由公司文員進(jìn)行收文登記,并填寫(xiě)《收文處理單》,由行政部部長(cháng)簽署批轉意見(jiàn)后,呈送公司主管領(lǐng)導閱示,文員按主管領(lǐng)導的批示,轉送有關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員傳閱辦理。

  (二)發(fā)文:公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文,應由與擬發(fā)文件內容相關(guān)的部門(mén)負責起草文稿,經(jīng)主管領(lǐng)導審閱簽批后,傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。

  (三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等,以及公司下發(fā)的各種公文、文件,須由總經(jīng)理、董事長(cháng)簽批才能生效。

  (四)公司傳真件的接收和發(fā)出,均應由文員負責并做好記錄,對以公司名義發(fā)出的傳真件,將底稿存檔;接收的傳真件,要及時(shí)進(jìn)行登記,收件人簽字并存檔。

  第三條 公文打印的管理

  (一)公司公文、文件的打印,由文員負責。

  (二)公司各部門(mén)需打印以公司名義發(fā)送的正式公文,須按程序填寫(xiě)《發(fā)文審批單》;文員依據《發(fā)文審批單》中總經(jīng)理的簽批,進(jìn)行打印和發(fā)放。

  (三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件,必須預留一份與原稿一起,統一存檔。 第四條 文件借閱和復制的管理

  公司各部門(mén)管理人員,因工作需要借閱或復制公司存檔的各類(lèi)文件時(shí),按檔案管理中“檔案的借閱與復制”的規定執行。

  第二章 檔案管理

  第五條 歸檔范圍

  (一)上級政府和相關(guān)主管部門(mén)下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件,企業(yè)上呈的報告、請示,企業(yè)發(fā)出的信函。

  (二)公司近遠期規劃、工作計劃、各類(lèi)統計報表、規章制度、項目可行性研究報告。

  (三)公司各類(lèi)會(huì )議記錄、紀要、決議等文件。

  (四)業(yè)務(wù)往來(lái)信函、合同、協(xié)議、項目工程內業(yè)資料等。

  (五)人事勞資檔案、企業(yè)營(yíng)業(yè)執照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書(shū)等。 第六條 歸檔要求

  (一)凡屬應歸檔范圍的收文,均應及時(shí)辦理歸檔手續。

  (二)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)獲得的批件手續,要及時(shí)登記歸檔,如要使用,可辦理正常借用手續;項目工程施工內業(yè)資料、文件(竣工批件),在工程結束后,由相關(guān)責任部門(mén)進(jìn)行裝訂整理,并將其完整歸檔,同時(shí)辦理交接手續。

  (三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔,并按照檔案管理的有關(guān)規定,進(jìn)行檔案的密級及類(lèi)別劃分,針對不同密級的劃分,進(jìn)行相應的檔案管理。 第七條 檔案的借閱與復制

  (一)公司董事會(huì )成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時(shí),在填寫(xiě)《文件借閱、復制記錄表》后,可通過(guò)檔案員辦理借閱手續,提檔或復制,閱后返還。

  (二)公司其它人員因工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)需要借閱公司檔案時(shí),在填寫(xiě)《文件借閱、復制記錄表》、經(jīng)行政部部長(cháng)批準后,公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復制手續。

  (三)公司檔案、文件的借閱人,應當愛(ài)護并保持借閱檔案的整潔和完整,嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄,杜絕遺失現象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)需要,對檔案文件進(jìn)行摘錄和復制的,必須經(jīng)行政部長(cháng)批準后,方可由公司檔案員進(jìn)行摘錄或復制。

  第八條 檔案的標識

  對于失效或已更改的文件如:公司有關(guān)規定、制度、管理及辦法等,公司檔案員要標識明確并做明顯的標記,以防止誤用。

  第九條 檔案的銷(xiāo)毀

  (一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權允許,無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司保存檔案資料。 (二)對于超過(guò)規定保存期限無(wú)保存價(jià)值的檔案資料,應當按規定的時(shí)限予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),應當由公司檔案員,提交檔案銷(xiāo)毀報告并附銷(xiāo)毀檔案資料明細表,經(jīng)行政部長(cháng)審核簽字,呈報副總經(jīng)理批準,方可組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的全過(guò)程至少應由兩人參加。

  第三章 介紹信和印鑒管理

  第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務(wù)專(zhuān)用章及公司的介紹信、證明信、營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證書(shū)等。

  第十一條 公司印信由某某公司辦公室統一保管。

  第十二條 除公文外,需加蓋公司公章的文件、資料,由使用人提出申請,填寫(xiě)印信申請單,經(jīng)副總經(jīng)理授權或批準,方可用印。 申請單應注明資料名稱(chēng)、份數、經(jīng)手人批準人。

  第十三條 公司的重大經(jīng)濟合同須加蓋公章,應由主辦部門(mén)提出申請,報董事長(cháng)批準后,方可加蓋公章。

  第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本,及以公司名義對外發(fā)出的所有公文,必須經(jīng)行政部審核,并進(jìn)行統一編號登記、存檔備查。

  第十五條 行政部應建立印信臺帳,每一個(gè)印信都應預留樣式,并存檔。

  第十六條 公司印鑒的使用,應當按公司發(fā)文的審批程序規定進(jìn)行審核批準,公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的,對公司利益會(huì )產(chǎn)生重要影響的文件的簽章,要通過(guò)主管副總經(jīng)理的批準方可進(jìn)行;如果違反此項規定而造成的后果,由違反規定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續不完備的文本上加蓋印章。

  第十七條 介紹信的填寫(xiě),必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時(shí)間等,不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。

  第十八條 公司印章除特殊規定外,一律用紅色印泥。

  第十九條 印信管理人員應在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔,一本介紹信不得跨年度使用。

  第二十條 經(jīng)公司加蓋印鑒的公文,如出現意外情況或不利后果時(shí),應當由公文批準人和直接責任人承擔相應責任。

  第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務(wù)負責人名章時(shí),須征得公司法定代表人及財務(wù)負責人本人的同意。

  第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用,需要報董事長(cháng)批準,并認真填寫(xiě)公司印章借據,印章借據應注明資料名稱(chēng)、份數、經(jīng)手人、批準人及借出時(shí)間和歸還時(shí)間,印章歸還后,該借據不得消毀,存檔備查。

  第二十三條 經(jīng)董事長(cháng)批準方可銷(xiāo)毀印章,銷(xiāo)毀時(shí)必須有兩人監督,并做好登記。

  第四章 會(huì )議管理

  第二十四條 公司召集的會(huì )議,由行政部負責通知并組織人員準時(shí)到會(huì )。

  第二十五條 公司級的會(huì )議只設有公司例會(huì )、專(zhuān)題例會(huì )和總經(jīng)理辦公會(huì )。

  第二十六條 行政部負責上述會(huì )議的會(huì )務(wù)工作,必要時(shí)負責形成會(huì )議紀要。

  第二十七條 公司例會(huì )和總經(jīng)理辦公會(huì )形成的決定,由行政部負責督辦和檢查落實(shí)情況;專(zhuān)題例會(huì )所做出的決定,由主管領(lǐng)導負責落實(shí)。

  第二十八條 公司例會(huì )是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會(huì )議,會(huì )議由總經(jīng)理主持或授權主持,全體員工參加,主要是報告和處理公司臨時(shí)性重要問(wèn)題,一周召開(kāi)一次。

  第二十九條 專(zhuān)題例會(huì )是根據部門(mén)業(yè)務(wù)上的關(guān)系而召開(kāi)的業(yè)務(wù)工作會(huì )議,由主管領(lǐng)導主持,對生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行階段性分析和總結,并做出決定,報告董事長(cháng)。

  第三十條 總經(jīng)理辦公會(huì )不定期召開(kāi),會(huì )議主要討論、決定公司的發(fā)展規劃、年度及月工作計劃及其他有關(guān)公司重大問(wèn)題的會(huì )議。

  第三十一條 公司任何級別的會(huì )議,均要經(jīng)過(guò)周密的準備工作,準備好議題、提案,不開(kāi)無(wú)準備的會(huì )議。

  第五章 固定資產(chǎn)及設施設備管理

  第三十二條 為加強對公司固定資產(chǎn)及設施設備的管理,特制定如下規定:

  (一)公司固定資產(chǎn)及設備設施,由行政部指定專(zhuān)人負責,統一進(jìn)行管理。

  (二)公司固定資產(chǎn)及設備設施,必須建立《固定資產(chǎn)管理臺帳》及《設備設施(辦公設備)登記表》。

  (三)固定資產(chǎn)除不動(dòng)產(chǎn)之外,均應建立實(shí)物負責人制度,由責任人對所負責的設備設施定期提出保養和維護維修計劃,經(jīng)行政部長(cháng)審核,副總經(jīng)理批準后,按計劃安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修和修養,確保設備設施的完好。

  (四)因工作業(yè)務(wù)的需要,需更換或新增辦公設備設施的,應由各部門(mén)按規定填寫(xiě)《設施配置申請單》,報經(jīng)副總經(jīng)理批準后,由行政部負責組織安排采購;日常辦公用品和低值易耗品,由副總經(jīng)理批準后按需購買(mǎi);

  (五)各部門(mén)責任人要認真管理和維護好本部門(mén)使用的資產(chǎn)設備,部門(mén)間不得隨意調換辦公設備,不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。

  (六)作好辦公樓外(如施工現場(chǎng)、售樓處等)的設備設施、辦公家具的管理,如因階段性工作結束而對設備設施及辦公家具停止使用時(shí),應負責與行政部進(jìn)行交接,或以其它方式妥善保管以備再用。

  第六章 保密管理

  第三十三條 保密范圍和密級確定

  (一) 公司秘密包括下列秘密事項。

  1. 公司重大決策中的秘密事項。

  2. 公司正在決策中的秘密事項。

  3. 公司內部掌握的客戶(hù)、意向客戶(hù)資料,合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報告、主要會(huì )議記錄。

  4. 公司財務(wù)預算報告及各類(lèi)財務(wù)報表、統計報表。

  5. 公司計劃開(kāi)發(fā)的的、尚不宜對外公開(kāi)的項目信息。

  6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。

  7. 其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。

  一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內容文件不屬于保密范圍。

  (二) 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級

  絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì )使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會(huì )使公司權力和利益遭到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì )使公司的權力和利益遭受損害。

  (三)公司密級的確定

  1. 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響公司權益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開(kāi)的新項目為絕密級。

  2. 公司的規劃、財務(wù)報表、統計資料、重要會(huì )議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機密級。 3. 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類(lèi)信息為秘密級。

  4. 屬于公司秘密的文件、資料,應當依據規定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿(mǎn),自行解密。

  第三十四條 保密措施

  (一) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,由主管經(jīng)理委托專(zhuān)人執行。

  (二) 對于密級的文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施

  1. 未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準,不得復制和摘抄.

  2. 收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施。

  3. 保存在設備完善的保險裝置內。

  (三)屬于公司秘密的,由公司指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)負責執行,并采用相應的保密措施。 (四)在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。

  (五) 具有屬于公司秘密內容的會(huì )議和其他活動(dòng),主辦部門(mén)應采取下列保密措施:

  1. 選擇具備保密條件的會(huì )議場(chǎng)所。

  2. 根據工作需要,限定參加會(huì )議人員的范圍,對參加涉及密級事項會(huì )議的人員予以指定。

  3. 依照保密規定使用會(huì )議設備和管理會(huì )議文件。

  4. 確定會(huì )議內容是否傳達及傳達范圍。

  (六)不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛,不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。

  (七) 公司工作人員發(fā)現公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應當立即采取補救措施并及時(shí)報告總經(jīng)理;總經(jīng)理接到報告,應立即做出處理。

  第三十五條 責任與處罰

  (一) 出現下列情況之一者,給予警告。

  1. 泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。

  2. 違反本制度規定的秘密內容的。

  3. 已泄露公司秘密但采取補救措施的。

  (二)出現下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失,情節嚴重者,直至追究其法律責任

  1. 故意或過(guò)失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。

  2. 違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違章提供公司秘密的。

  3. 利用職權強制他人違反保密規定的。

  第七章 公務(wù)車(chē)輛管理

  (一)公務(wù)車(chē)輛由行政部負責管理,統一調度。

  (二)公務(wù)車(chē)輛負責公司組織的大型活動(dòng)、對外接待、招待、財務(wù)部存取款(現金)及各部門(mén)公務(wù)用車(chē)。

  (三)各部門(mén)用車(chē)必須填寫(xiě)《用車(chē)記錄》,經(jīng)部門(mén)負責人審批后報行政部派車(chē)。

  (四)公務(wù)車(chē)輛的所需費用,如:保險費、養路費、車(chē)船使用稅、車(chē)輛檢驗費、小修、正常保養、道橋和停車(chē)費,以及因工作需要駕車(chē)到外省市往返費用由公司承擔。

  (五)建立車(chē)輛臺帳,實(shí)行單車(chē)百公里耗油考核,單車(chē)核算,節約用油。

  (六)外單位需借用公司車(chē)輛的,必須經(jīng)主管經(jīng)理批準后方可安排。

  (七)要加強對車(chē)輛的定期保養和維護,保證車(chē)輛的正常運轉和完好,正常保養按車(chē)輛行駛公里數的標準進(jìn)行,需修理的填寫(xiě)《車(chē)輛維修單》,按審批程序得到批準后,由行政部統一安排維修,并填寫(xiě)《車(chē)輛保養記錄》。

  (八)司機必須遵紀守法,按章行駛,確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車(chē)、私自出車(chē)被取締、罰款、吊扣等一切后果,均由司機自己承擔。公司將根據情節輕重對其進(jìn)行扣發(fā)獎金、取消駕駛公司車(chē)輛資格、直至辭退等處理。

  (九)公司車(chē)輛配備專(zhuān)職司機,其他人不準駕駛公司車(chē)輛,否則發(fā)生事故均由駕車(chē)人承擔,并視情節輕重追究司機責任。

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