公司共享文件夾管理制度
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的公司共享文件夾管理制度（精選6篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公司共享文件夾管理制度1
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3 職責
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7 工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
公司共享文件夾管理制度2
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注：各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的.人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的.作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象
公司共享文件夾管理制度3
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條 各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等；
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執行。
公司共享文件夾管理制度4
第一章 總則
第一條 為加強公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門(mén)負責人均應指定專(zhuān)人負責收集保管本系統或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔方法
第一節 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集保管。
第五條 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門(mén)收集保管。會(huì )議文件由會(huì )議召集部門(mén)收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)在核報差旅費時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可后會(huì )計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統、部門(mén)檔案員的職責：
�。ㄒ唬� 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門(mén)的文件資料。
�。ǘ� 認真執行定期歸檔制度。對本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續。
�。ㄈ� 承辦人員借用文件資料時(shí)，應積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續。
第二節 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì )議資料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復；公司反映主要工作活動(dòng)的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報。
第十三條 信訪(fǎng)工作資料。
第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規章制度、實(shí)施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會(huì )檔案材料。
第三節 平時(shí)歸卷
第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。
第二十一條 各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照"案卷類(lèi)目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內"對號入座"，并在文件處理登記薄上注明。
第四節 立卷
第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒(méi)有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。
第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號。
第三十一條 永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關(guān)卷內文件資料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
�。ㄒ唬� 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。
�。ǘ� 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。
公司共享文件夾管理制度5
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第一條 爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
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第四條 公文的簽收
1、凡來(lái)廠(chǎng)公啓文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啓的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啓文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
�。ㄈ┌l(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規定
1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群衆團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群衆團體文件由黨委批轉。
3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；
�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；
3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠(chǎng)日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；
2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條 各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募牧⒕砼c歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；
�。�4）廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠(chǎng)生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；
�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N(xiāo)毀
第十七條 對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。
公司共享文件夾管理制度6
1、目的
為了更好的規范公司各類(lèi)文件的發(fā)放與存檔管理，樹(shù)立公司正規嚴謹的良好形象。
2、適用范圍
公司及公司各部門(mén)、各門(mén)店對內發(fā)文。
3、標準
結合公司實(shí)際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標準進(jìn)行了靈活運用。
4、內容
4.1公司常用文件
4.2規格:統一使用a4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.4保密等級:公司文件管理分a、b、c、d、e五個(gè)保密等級
a級:機密文件，限總經(jīng)理、董事會(huì )等以上成員知悉；
b級:高級文件，限部門(mén)經(jīng)理以上管理成員知悉；
c級:中級文件，限相關(guān)部門(mén)內部成員及經(jīng)理以上管理成員知悉； d級:普通文件，限公司內部所有成員知悉；
e級:一般文件，限公司內部及門(mén)店所有成員知悉。
5、文件的擬稿、審批、發(fā)放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門(mén)文件的草擬由各部門(mén)負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關(guān)管理制度，部門(mén)負責人負責文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀(guān)點(diǎn)明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規范、標點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短。
5.2審批
5.2.1公司級所有發(fā)文、制度由公司總經(jīng)理審批后，方可用印并流轉；
5.2.2如未經(jīng)審批進(jìn)行發(fā)文或發(fā)文中存在明顯錯誤，造成不良后果的將追究相關(guān)負責人責任。
5.2.3考慮到公司實(shí)際情況，公司對內緊急公文先以總經(jīng)理確認后的電子版上傳到共享并以電話(huà)通知方式先行*作，后補發(fā)紙質(zhì)版并簽收。
5.2.4公司職能部門(mén)對部門(mén)的通知等不需上升至公司級文件的無(wú)需以此文件要求執行。
5.3發(fā)放與簽收
5.3.1公司文件發(fā)放/流轉/存檔均由人事部負責
5.3.2公司的文件均由各部門(mén)負責人在原稿上簽收，同時(shí)部門(mén)負責人好做部門(mén)內其他員工的文件流轉工作。
6、生效日期
6.1本管理制度自20xx年xx月xx日起實(shí)施。
6.2本制度最終解釋權歸人事部負責。
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